Gwałtowny wzrost zamówień w nietypowych okresach, więcej zleceń poza stałymi umowami obsługi, przyrost fizycznych aktywów albo rozszerzenie oferty o kolejne linie produktowe, a może pierwsze zlecenie z zagranicy, które właśnie dzieje się w firmie. Przyrost danych w każdym obszarze działania przedsiębiorstwa związanym ze zmianami, które w niej zachodzą, jest ogromny. Bez przełożenia wszystkich procesów na cyfrowe, zarządzanie biznesem staje się wyzwaniem, a efektywność (z kosztową na czele) jedynie pustym hasłem.
Systemy ERP pomagają przedsiębiorstwom w integracji funkcji i działów, dzięki czemu możliwy jest sprawny przepływ informacji. Wdrożenie takiego rozwiązania powinno być zrealizowane w sposób świadomy i przemyślany na podstawie strategii firmy, aby inwestycja mogła być efektywna długofalowo. Istnieje kilka przesłanek, które świadczą o tym, że warto zastanowić się nad wdrożeniem systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa.
Nowy oddział, wyodrębniona spółka?
Firmy, które prężnie się rozwijają często na pewnym etapie nie są w stanie kontrolować wszystkich danych, np. stanów magazynowych, etapów produkcji, poziomu kosztów związanych z pracownikami sezonowymi czy kosztów obsługi nowych przepisów podatkowych.
Szczególnie w przypadku działalności międzynarodowej, gdzie pod uwagę muszą być brane różne systemy prawne, normy produkcyjne czy strefy czasowe. Nowoczesny system ERP pozwoli usystematyzować pracę wszystkich podmiotów dając wgląd do danych odpowiednim osobom. Sprawdzenie informacji w takim systemie jest znacznie szybsze niż pozyskiwanie ich z odrębnych aplikacji, a także dokładniejsze. Wiele informacji jest dostępnych w czasie rzeczywistym w odróżnieniu do tych, które pracownicy pozyskują z analizy arkuszy kalkulacyjnych.
„Jednym z powodów decyzji o wdrożeniu ERP w przedsiębiorstwie jest znaczy rozwój jego działalności. Dotyczy to również tych firm, które rozbudowują swój biznes na skalę globalną. Tworząc międzynarodową grupę kapitałową czy sieć partnerską, musimy wziąć pod uwagę tak wielką ilość zmiennych, że uzyskanie transparentnej widoczności danych (co tak naprawdę się dzieje lub się nie dzieje, a powinno) jest w zasadzie niemożliwe bez cyfryzacji i automatyzacji procesów, a także odzwierciedlenia ich w nowoczesnym systemie” – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.
Podobnie w firmach produkcyjnych podgląd etapów produkcji czy stanów magazynowych jest przydatny dla handlowców, którzy odpowiadają za sprzedaż towarów.
Może okazać się również niezbędny z punktu widzenia kierownictwa odpowiedzialnego za błyskawiczne dostosowanie powierzchni magazynowej do wolumenu produkcji tak, aby ta była efektywna, a magazyn nie stał pusty czy przepełniony wbrew przepisom. Nie można pominąć procesów związanych z zasobami ludzkimi, ich dostępnością, poziomem kompetencji i potencjałem do zwiększania. Wielość elementów, które błyskawicznie muszą być wzięte pod uwagę, aby biznes się rozwijał i utrzymywał przewagę konkurencyjną, jest ogromna.
„Szczególnym ryzykiem dla współczesnego przedsiębiorcy pozostaje obszar prawny – ilość przepisów w ostatnich latach wzrasta wraz z odpowiedzialnością za ich nieprzestrzeganie. Od czasu cyfryzacji raportowania podatkowego (JPK) nowe systemy ERP stanowią dodatkową ochronę podatnika – przedsiębiorcy” – dodaje Filip Fludra.
Natłok dokumentacji i większe ryzyko błędów
W przypadku dużych organizacji udokumentowanie każdego procesu jest utrudnione. Zanim papierowy dokument finansowy trafi do księgowości, ktoś go musi wypisać, zaakceptować, a potem przekazać w formie papierowej. Zanim działy finansowe wprowadzą dane do systemu – informacje będą już nieaktualne.
Elektroniczny obieg dokumentów, jako element całego systemu do zarządzania firmą, automatyzuje większość prac związanych z dokumentacją – ryzyko błędu jest nikłe, a dokumentacja bezpieczniejsza. Proces wystawiania faktur jest znacznie prostszy, a także możliwy do przeprowadzenia nawet na odległość – w przypadku wyjazdów służbowych, pracy w trybie home office czy w innym oddziale firmy.
„Dodatkową zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest likwidacja problemu przechowywania dokumentacji w formie papierowej i możliwość dokładnego ustalania poziomów dostępu: dostęp niepowołanych osób do segregatora na półce był znacznie łatwiejszy. Ma to duże znaczenie w świetle przepisów o ochronie danych osobowych. Elektroniczna dokumentacja i automatyzacja procesów finansowo-księgowych pomagają nie tylko w osiąganiu większej efektywności, ale również w lepszym zabezpieczeniu firmy” – wskazuje Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.
Klient chce szybciej i łatwiej
Cyfryzacja gospodarki pociąga za sobą rosnącą konkurencję – nawet dla firm mocno osadzonych w danym sektorze czy branży. Nieznane marki wyrastają i zyskują coraz większe udziały rynkowe. Dzieje się tak w przypadku nowych usług i produktów – często cyfrowych – realizujących potrzeby klientów, w taki w sposób, jakiego oczekują w całym procesie. User experience rządzi przemysłem i usługami, a klienci odwracają się od tych firm, które się w tym kierunku nie rozwijają.
Nowoczesny system ERP pozwala zapamiętać wszystkie informacje dotyczące kontrahenta i klienta. Informacje np. związane z przypisanym dla danej firmy rabatem, są łatwo dostępne, podpięte pod odpowiedniej osoby/projektu i widoczne w systemie. Zasoby, które mogą decydować o zwiększaniu przychodów nie są – jak często bywa w tradycyjnych organizacjach – elementem wiedzy danego pracownika, który w każdej chwili może odejść z firmy.
Są one przechowywane wewnątrz systemu, w którym łatwo sprawdzić całą historię współpracy, bieżący poziom ewentualnego zadłużenia, a także informacje wspierające budowanie relacji z danym partnerem np. datę jego urodzin, hobby czy całą wcześniejszą
korespondencję.
Problemy z komunikacją wewnątrz firmy
Wraz z rozwojem firmy rośnie także jego zespół, co wymaga od przedsiębiorców przywiązywania coraz większej uwagi do komunikacji wewnątrz organizacji. Wtedy, gdy poszczególne działy są umiejscowione daleko od siebie, firma ma kilka oddziałów lub praca odbywa się także w terenie, przekazywanie informacji może być utrudnione.
Uporządkowane wzorce działania pozwolą na dzielenie się wiedzą w sposób stały. Dzięki temu również proces on-boardingu nowych pracowników będzie przebiegał szybciej, a poszczególne zespoły będą mogły zdobywać nowe doświadczenia.
Zarówno wraz z rozbudową firmy, jak i postępującą cyfryzacją, kluczowy staje się bieżący dostęp do danych i łatwa wymiana informacji – także dzięki mobilnemu dostępowi do nich, niezależnie od lokalizacji. Systemy, które pozwalają na akceptację dokumentów czy przekazanie ich poprzez przeglądarkę bądź urządzenie mobilne, mogą znacząco wpływać na efektywność pracy i oszczędzać czas.
