Rola zarządu i kadry menedżerskiej w zarządzaniu projektami w dobie technologii w ocenie Włodzimierza Makowskiego, członka zarządu FlexiSolutions.
Do skutecznego zarządzania projektami niezbędne jest zaangażowanie się w ten proces najważniejszych osób w firmie. Bez wsparcia zarządu oraz kadry menedżerów trudno o zbudowanie odpowiedniej kultury organizacyjnej opartej na projektach.
Kierownictwo szybko rozwijających się przedsiębiorstw, ciągle usprawniających procesy i wprowadzających nowe produkty lub usługi, potrzebuje stałego dostępu do informacji o aktualnych i planowanych projektach w firmie. Dlatego zarządy i kadry menedżerskie wielu organizacji przykładają coraz większą wagę do kwestii związanych z zarządzaniem projektami.
Korzyści ze skutecznego zarządzania projektami
To nie może dziwić, ponieważ skuteczne zarządzanie projektami w firmie przynosi liczne korzyści. Do najważniejszych z nich możemy zaliczyć:
Dostęp do aktualnych informacji i budowanie kultury organizacyjnej
Warto podkreślić, że sprawne zarządzanie projektami w firmie to nie tylko korzyści, ale wręcz niezbędny wymóg do skutecznej rywalizacji z konkurencją. Dlatego skuteczny project managementwymaga zaangażowania zarówno menedżerów, jak i członków zarządu organizacji. Wymienimy tutaj dwa ważne argumenty wskazujące na wagę tego zaangażowania.
Pierwszym z nich jest fakt, że kierownictwo wyższego szczebla musi posiadać szczegółową wiedzę ofirmie i mieć świadomość wszystkich mocnych i słabych stron organizacji, a także musi nadać przedsiębiorstwu kierunek rozwoju.
Zasoby organizacyjne bywają najczęściej ograniczone, dlatego dobre wyniki realizowanego portfela zadań zależą od starannie wybranych projektów. Co szczególnieistotne, muszą być one zgodne z przyjętą przez firmę strategią i jej celami. W tym obszarzenajważniejsze zadania kierownictwa to przyjęcie celów strategicznych i wybór oprogramowania umożliwiającego nadzór nad ich realizacją poprzez projekty.
Kolejny powód przemawiający za silnym zaangażowaniem się zarządu i kadry menedżerskiej w zarządzanie projektami to często konieczność zmiany kultury organizacyjnej. Oparcie jej na projektach wymaga wprowadzenia wielu zmian w stylu zarządzania w przedsiębiorstwie.
Ważna jest komunikacja i odpowiednio przeprowadzony proces zmian. Zarządzanie istotnymi dla organizacji projektami (zgodnymi ze strategią) będzie miało wpływ na proces selekcji projektów, przydzielaniezasobów, podejmowanie decyzji o ich kontynuacji oraz umożliwi transparentny wgląd w informacje projektowe.
Nie wszystkim może się taka zmiana podobać, głównie ze względu na utratę dotychczasowych kompetencji na rzecz ustrukturyzowanego i przejrzystego systemu podejmowania decyzji. Dobre zakomunikowanie przez kierownictwo zmian w firmie to często kluczowy element w sprawnym zarządzaniu projektami.
Dopasuj oprogramowanie do swoich potrzeb
Ciągłe doskonalenie środowiska projektowego w firmie jest możliwe tylko z właściwie dobranych systemem wspierającym. Takie narzędzie powinno oferować możliwość skorzystania ze sprawdzonych rynkowych standardów zarządzania (Prince2, PMI, Stage Gate), ale także wykorzystać takie, które w danej organizacji sprawdzają się już od lat.
Kluczową rolę odgrywa także przejrzysta macierz scoringowa, która pozwala oceniać i wybierać tylko te projekty, które niosą faktyczną wartość dla firmy i dla obranej przez nią strategii. Opcjonalne łączenie inicjatyw w portfele pozwala także na stały monitoring realizacji założonych celów biznesowych, w ustrukturyzowany i czytelny sposób.
Nie mniejsze znaczenie mają także właściwie zorganizowane (lub wręcz zautomatyzowane) przeglądy projektowe. Zapewnienie wysokiej jakości danych dostarczanych przez zespoły projektowe pozwoli na poprawienie efektywności podejmowanych decyzji.
Dla wygody korzystania, program do zarządzania projektami powinien oferować (w jednym miejsc) sprawdzone w tym obszarze funkcjonalności, znane z rozmaitych rozwiązań. Indywidualne dashboard’y, czytelny interfejs do budowy wykresu Gantta, moduł do stałej komunikacji z zespołem projektowym – wszystko to, dostępne w jednym systemie, usprawni pracę zarówno kierownika projektu, jak i wszystkich jego uczestników.
Praktyka pokazuje, że firmy, które zdecydowały się na wdrożenie sprawdzonych standardów zarządzania, znacznie zwiększyły efektywność swoich działań, podnosząc wskaźnik projektów zakończonych sukcesem. Dodatkowo organizacje takie lepiej radziły sobie z równoważeniem zasobów alokowanych na projekty, zarządzaniem ryzykiem w ramach całego portfela oraz szybciej reagowały w chwili pojawienia się szans rynkowych przekierowując zasoby na najbardziej obiecujące inicjatywy.
