Przedsiębiorstwa w naszym kraju są bardzo otwarte na zaawansowane rozwiązania, które usprawniają pracę ich biznesu, a polski rynek digitalizacji jest jednym z najnowocześniejszych technologicznie w Europie, ocenia Sylwia Pyśkiewicz, prezes Iron Mountain Polska.
„Chcąc sprostać tym wyzwaniom przygotowujemy dla naszych klientów optymalne procesy, które pozwalają na zarządzanie kluczowymi obszarami. Warto jednak pamiętać, że rozwiązania workflow, a w tym M-Files, to jedynie narzędzie, natomiast istotą jest sam proces optymalizacji. Nie ma sensu dotychczasowych, niedoskonałych procesów osadzać na nowych platformach, bez wcześniejszej dogłębnej analizy i poprawy samych procesów” – wskazuje Pyśkiewicz.
W ramach digitalizacji, rezygnacja z papieru i przejście na e-dokumentację może przyczynić się aż do 80-krotnych oszczędności czasu pracy, które przekładają się bezpośrednio na finanse organizacji. Przyjrzymy się temu na przykładzie firmy farmaceutycznej GlaxoSmithKline.
Międzynarodowe wyzwanie
Zatrudnianie pracowników w międzynarodowej organizacji z siedzibami rozproszonymi w różnych krajach jest niezwykłym wyzwaniem dla działu kadr – mnogość dokumentów, do których dostęp powinien być zagwarantowany w każdym momencie, wielojęzykowa obsługa, czy zmiany w kadrowe, które powinny na bieżąco być aktualizowane w teczkach osobowych to jedne z niewielu zadań stojących przed działami HR.
Szefowa Iron Mountain Polska, dodała, że w tym przypadku połączenie działań z platformą M-Files sprawi, że sprawne przeprocesowanie, zdigitalizowanie i walidowanie tysięcy dokumentów nie będzie problemem, a firmy w wygodny dla siebie sposób stają się digital, oszczędzając przy tym czas na realizację działań nawet 80-krotnie.
„Rozwiązania technologiczne wprowadzone w firmie GlaxoSmithKline, opierały się głównie na opracowaniu procesu zdalnego dostępu do wszystkich danych przez całą dobę, co pozwoliło zarządzać globalnym biznesem w scentralizowany sposób. Niezwykle istotne z punktu widzenia przedsiębiorstwa będzie również możliwość podpisywania dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego, który będzie akceptowany globalnie – rozwiązanie wprowadzone w GSK to możliwość przeprocesowania międzynarodowych procedur działu Human Resources w kilka sekund – od zatrudnienia pracownika, przez regularne uzupełnianie jego teczki HR, po wszelkie ruchy pionowe i poziome w firmie. Dzięki temu cały proces jest szybki, wygodny oraz w pełni bezpieczny” – dodała Pyśkiewicz.
Współpraca rozwijana krok po kroku
Współpraca Iron Mountain Polska z GSK rozwijała się stopniowo – od porządkowania dokumentacji papierowej po pełną digitalizację danych kadrowych w Polsce, a z czasem także zostanie w pełni wprowadzona w pozostałych 14 krajach w Europie.
Tylko w Polsce Iron Mountain skompletowała, zwalidowała i zdigitalizowała 90 tys. dokumentów, czyli 300 tys. zeskanowanych stron. Do sumy należy również doliczyć kilka tysięcy teczek nieaktywnych pracowników, do których dostęp został również zagwarantowany w ramach archiwum elektronicznego.
Po wprowadzeniu systemu firma zdecydowała się na rozszerzenie rozwiązania także na
kolejne oddziały firmy w 14 krajach w Europie (m.in. region Skandynawii i Adriatycki). W
planach jest także opracowanie personalizowanego rozwiązania dla kolejnych działów
(finanse, księgowość). Cały proces digitalizacji polskiego oddziału zajął zaledwie miesiąc.
Korzyści z pełnej digitalizacji
Każdy dokument z archiwum papierowego obecnie ma swoje odwzorowanie w wersji elektronicznej. Dzięki tej decyzji odnalezienie odpowiedniej teczki pracowniczej, której odszukanie i dostarczenie do rąk klienta do tej pory zajmowało 24h, trwa obecnie kilkanaście sekund.
Przeprowadzenie procesu digitalizacji pozwoli firmie farmaceutycznej na zarządzanie centralne całym działem HR w 15 krajach europejskich z Polski, a do obsługi wszystkich procesów wystarczy zespół złożony z 10 osób.
Obecnie firma farmaceutyczna korzysta z platformy e-Vault. Autorskie rozwiązanie stanowi uporządkowaną formę przechowywania informacji o zarchiwizowanych, papierowych dokumentach, dokumentach elektronicznych oraz obrazach dokumentów powstałych w procesie digitalizacji. eVault® stanowi jednocześnie centralne repozytorium danych firmowych, które umożliwia zarządzanie każdym rodzajem dokumentu, czy informacji. Za pomocą systemu można w łatwy sposób uzyskać dostęp do wymaganej treści czy zamówić oryginał dokumentu.
GSK rozważa również obecnie zaimplementowanie platformy M-Files, czyli zaawansowanego narzędzia pozwalającego na optymalizację wszystkich procesów związanych z zarządzaniem informacją. Za pomocą M-Files przetwarzane mogą być wszelkiego rodzaju dokumenty, jak dokumentacja HR-owa, kontrakty, faktury, czy nawet wnioski urlopowe.
Platforma pozwoli również na zatwierdzanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego, który jest akceptowany we wszystkich krajach, będących siedzibą firmy GSK. Należy jednak pamiętać, że samo narzędzie, bez wcześniejszej analizy procesów oraz ich odpowiedniej optymalizacji, nie będzie mało przełożenia na poprawę jakości pracy. Wprowadzenie platformy oraz optymalizacji będzie miało wpływ na zredukowanie podróży pracowników działu HR w celu uzupełnienia teczki personalnej. Cały proces od zatrudnienia pracownika może odbyć się za pomocą platformy.
Kolejną korzyścią z pełnej digitalizacji, nie tylko w przypadku firmy GSK, jest odzyskanie powierzchni biurowej, która do tej pory była poświęcona na archiwum papierowe, co w przypadku międzynarodowych organizacji okazuje się znaczącą oszczędnością.
„Najtrudniejszym aspektem naszej współpracy jest odpowiednie zaplanowanie działań dla wszystkich 15 krajów. Ze względu na prawne obostrzenia, dokumentacja z niektórych krajów nie może zostać przewieziona do Polski, więc dzięki naszej globalnej strukturze, działania są prowadzone w lokalnych oddziałach Iron Mountain. Pozostała dokumentacja jest transportowana do naszego Centrum Przetwarzania Danych w Radomiu. Tutaj odbywa się proces digitalizacji danych, czyli skrupulatnego odtwarzania archiwum papierowego w wersji elektronicznej, tak, aby klient mógł swobodnie odszukać potrzebny dokument w jak najkrótszym czasie” – wskazuje Andrzej Marchewka, Key Account Manager w Iron Mountain Polska.
„Dzięki temu, że jako Iron Mountain Polska jesteśmy w wielu aspektach odpowiedzialni za region CEE czyli Centralnej ora Wschodniej Europy, możemy dać Klientowi komfort zarządzania całym procesem przejęcia dokumentów oraz digitalizacji na miejscu w, naszym polskim centrum scanningowym bez konieczności udawania się przez nas, jak i Klienta, do każdego z 15 krajów z osobna. Daje to ogromną korzyść w formie oszczędności czasu dla Klienta już na etapie wdrożenia projektu, a nam pełną kontrolę nad działaniami i tym, że wszystko będzie wykonane z najwyższą starannością” – dodał Marchewka.
Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.
