56 proc. firm w czasie lockdown’u przeprowadzało projekty usprawniające pracę zdalną, a aż 51 proc. z nich zdigitalizowało sposób zarządzania dokumentami. Proces ten nie zakończy się jednak wraz z pandemią – transformacja będzie miała szereg długofalowych konsekwencji.
Ograniczenia wprowadzane z powodu koronawirusa powoli stają się normą dla coraz większej liczby firm, a nawet całych branż. Mimo, że analitycy uważają powrót do pełnego lockdownu za nierealny, a coraz więcej firm przechodzi na hybrydowy tryb pracy, to niektóre zdecydowały się całkowicie zamknąć swoje biura. Pracodawcy znajdują się obecnie w trudnej sytuacji, ponieważ muszą zachować równowagę między efektywnością pracy a bezpieczeństwem pracowników.
ECM: podstawa cyfrowości
Firmy sięgają po nowoczesne technologie, aby dostosować się do obecnej sytuacji. Wiodącym wyborem okazuje się automatyzacja i cyfryzacja pracy: 56 proc. firm w okresie pandemii realizowało projekty usprawniające pracę zdalną, a aż 51 proc. zdigitalizowało zarządzanie dokumentami. Jednak proces cyfryzacji jest często wprowadzany tylko w jednym obszarze zarządzania, takim jak HR.
„W ciągu ostatnich sześciu miesięcy wiele firm przekonało się, że cyfryzacja różnych aspektów ich pracy pozwala na płynne utrzymanie ciągłości biznesowej. Jednak z naszego doświadczenia wynika, że najlepsze rezultaty dają nie doraźne, jednoobszarowe rozwiązania, ale planowana i całościowa transformacja firmy jako całości. To z kolei wymaga solidnego fundamentu w postaci oprogramowania do zarządzania treścią przedsiębiorstwa” – powiedział Marcin Somla, dyrektor SER Group Polska.
Oprogramowanie ECM wdrożone w całym przedsiębiorstwie pozwala na całkowite wyeliminowanie wykorzystania papieru w firmie. To przyspiesza czas przetwarzania, zapewnia lepszy dozór każdego dokumentu, a także pomaga spełnić wymogi regulacyjne, takie jak zgodność z przepisami RODO czy dokumentami sprawodawczymi. Na przykład DEVK, niemiecka firma ubezpieczeń wzajemnych, na co dzień pracuje z dużą liczbą przychodzących wiadomości e-mail, z których część zawiera poufne informacje związane z polisami ubezpieczeniowymi. Przechodząc na Doxis4, oprogramowanie ECM firmy SER skróciło czas przetwarzania przychodzącej korespondencji elektronicznej o 75 proc.
Cyfrowa przyszłość
Pandemia wciąż trwa, ale nie była jedyną przyczyną procesów cyfryzacji, ponieważ niektóre nowe rozwiązania w przedsiębiorcach były wprowadzane latami, jeszcze przed koronawirusem. W związku z tym wiele zmian wprowadzonych przez firmy w poprzednich miesiącach są skutkiem długoterminowego podejścia i będą kontynuowane nawet po pokonaniu COVID. W ostatnim czasie osiem spośród największych przedsiębiorstw w Polsce zadeklarowało, że cyfryzacja, w tym digitalizacja treści, jest niezbędna nie tylko do walki z pandemią, ale także dla długofalowego rozwoju polskiej gospodarki.
W perspektywie długoterminowej kluczowe jest wprowadzenie trwałych rozwiązań, które będą w stanie odpowiedzieć nie tylko na potrzeby związane z pandemią, ale pozwolą firmie przygotować się na inne przyszłe wyzwania. Chociaż ECM nie rozwiąże każdego problemu, jaki może mieć przedsiębiorstwo, stworzy solidne podstawy i pozwoli firmie stać się bardziej wydajną i zdolną do szybkiego reagowania na wszelkie komplikacje, które mogą pojawić się w przyszłości.
