ITBoom Sp. z o.o. zaprojektowała i wdrożyła już w pierwszych firmach w Polsce innowacyjne narzędzie do zarządzania pracą zespołów w dobie pandemii koronawirusa. Aplikacja „Wnioski HR – planer obecności” została stworzona i zaprojektowana z myślą o przedsiębiorstwach pracujących w nowym trybie – hybrydowym. Pozwala ona na efektywne rozplanowanie i zarządzanie przestrzenią biurową z wykorzystaniem pracy stacjonarnej i zdalnej. Pierwsze wdrożenia pokazują, że firmy mogą zaoszczędzić nawet do 65% powierzchni biurowej, miejsc postojowych i parkingowych, a tym samym znacznie ograniczyć koszty pracy. Nowe rozwiązanie to szansa na łagodniejsze i sprawniejsze przejście pomiędzy okresami lockdownów i luzowania obostrzeń gospodarczych.
„Rozwiązania w postaci wsparcia narzędzi IT dla działów HR projektujemy już od kilku lat. Firmy coraz chętniej korzystają z systemowego podejścia do zarządzania personelem i pewnego stopnia automatyzacji określonych procesów. Dobrym przykładem jest onlinowe sporządzanie wniosków urlopowych i nanoszenie ich na kalendarze zbiorcze pracy zespołów. W ten sposób każdego dnia liderzy zespołów wiedzą jakimi zasobami będą dysponować w danym okresie, a to z kolei pozwala im znacznie efektywniej rozplanować pracę. Oprócz tych narzędzi rozbudowaliśmy nasze rozwiązania o moduł pracy zdalnej. Pozwala on w pełni kontrolować pracę zespołu i zarządzać fluktuacją pracowników pomiędzy biurem stacjonarnym i domem, w którym także sprawnie wykonują swoje obowiązki” – mówi Jacek Wołczuk, IT Solution Architect w ITBoom.
Aplikacja „Wnioski HR – planer obecności” to rozwiązanie w pełni mobilne i kompatybilne z systemami czy też infrastrukturą IT dostępną na polskim rynku. Rozwiązanie pozwala na szybkie i bezkolizyjne wpięcie narzędzi do zarządzania zasobami ludzkimi do dowolnego systemu IT. Wśród funkcjonalności znajduje się rejestracja czasu pracy, nadgodzin oraz zastosowanie szeregu narzędzi motywujących, jak np. grywalizację i systemy motywacyjne czy premiowe. Dodatkowo rozwiązanie pozwala zarządzać przestrzenią biurową, rezerwacją sal, pomieszczeń roboczych, biurek i pokoi, a także miejsc postojowych wynajmowanych przez firmę. Nowością w rozwiązaniu jest stała wtyczka pozwalająca przyporządkować zasoby do pracy zdalnej i uwzględnić tych pracowników w ogólnym planie pracy.
„Już na wiosnę ubiegłego roku wiedzieliśmy, że praca zdalna będzie z nami na długo. W toku rozmów z klientami i otrzymywanych częstych deklaracji już wiemy, że praca jaką znaliśmy przed pandemią nie wróci. Firmy poznały zalety pracy zdalnej i poczuły realne korzyści w postaci szeregu oszczędności, ale też często lepszej motywacji czy zwiększenia efektywności poszczególnych zespołów. Praca zdalna wychodzi po prostu Polakom na dobre. Znalezienie narzędzia, które pozwoli efektywnie wykorzystać zasoby w firmie, rozplanować je i ułożyć pracę w dzisiejszej rzeczywistości okazało się „must have” praktycznie w każdej dużej firmie. Klienci doceniają możliwości jakie daje nasze rozwiązanie i wspólnie z nami wzbogacają je i customizują pod swoje oczekiwania” – dodaje Jacek Wołczuk.
„Wnioski HR – planer obecności” to inteligentne rozwiązanie, które mapuje procesy, kategoryzuje pomieszczenia w firmie i pozwala je przyporządkowywać pod kątem wymogów i oczekiwań organizacji. Rozwiązanie jest zorientowane na chmurę, choć można je także integrować z serwerami stacjonarnymi w firmach. Co ważne z wykorzystaniem dowolnej przeglądarki mobilnej jest także dostępne z dowolnego urządzenia posiadającego dostęp do sieci Internet. ITBoom zapewnia także możliwość stworzenia dedykowanej aplikacji na smartfony, która w jeszcze prostszy sposób pozwoli na dostęp do zasobów i planu pracy pracownikom danej firmy.
„Naszym zdaniem tego rodzaju rozwiązania to przyszłość. Wierzymy, że całkowite przejście na pracę zdalną i brak benefitu kontaktu z drugim człowiekiem nie jest optymalnym rozwiązaniem. Co innego połączenie mniejszych powierzchni biurowych z wykorzystaniem narzędzi IT takich jak „Wnioski HR”. To podejście na miarę obecnych czasów, jak i okresu po ustąpieniu pandemii COVID-19. Nasze rozwiązanie pozwala zaoszczędzić od 35% do nawet 65% powierzchni biurowej. Dzięki wykorzystaniu funkcji pracy zdalnej i odpowiedniemu podejściu do planowania pracy, firmy mogą osiągnąć bardzo duże korzyści finansowe sięgające od kilkunastu do kilkuset tysięcy PLN miesięcznie. Rocznie pozwoli to osiągnąć lepszą rentowność i ograniczyć ryzyka w biznesie. Ten ostatni czynnik jest niezwykle ważny, zwłaszcza w czasie kryzysu gospodarczego, z którym będziemy się mierzyć w nadchodzących latach. Jak pokazują nasze rozwiązania i na ten okres możemy się sprawnie i szybko przygotować” – wyjaśnia Jacek Wołczuk.
