Monika Rajska-Wolińska, partner zarządzającej Colliers w Polsce, w komentarzu na temat wykorzystanie nowych technologii w sprawnym i efektywnym zarządzaniu firmą.
Pandemia COVID-19 wymusiła rozwój procesów digitalizacji w niespotykanym dotychczas tempie i wymiarze. W efekcie powstał szereg nowoczesnych narzędzi dla firm, które pomogą nam nie tylko w tym burzliwym okresie i zaraz po nim, ale mogą także sprawić, że nasza organizacja będzie w przyszłości bardziej odporna na nieprzewidziane sytuacje.
Wydarzenia z ostatniego roku uświadomiły wielu z nas, jak ogromne znaczenie dla sprawnego funkcjonowania biznesu mają nowoczesne technologie i odpowiednie przygotowanie organizacji. Trzeba sobie otwarcie powiedzieć – wiele firm nie było przygotowanych na taką sytuację, z jaką mierzyliśmy się przez ostatnie miesiące, tak pod względem kultury organizacyjnej i procedur, jak i pod kątem narzędzi pracy. Owszem, pewnych sytuacji nie da się przewidzieć, ale dostęp do odpowiednich narzędzi może pomóc w łatwiejszym dostosowaniu się do nowej sytuacji. Dziś najbardziej mogą w tym pomóc nowe technologie.
Jako firma doradcza musieliśmy szybko zareagować na potrzeby rynku i sytuację, w jakiej znalazło się wielu naszych klientów. W tym celu wprowadziliśmy na rynek szereg innowacyjnych usług i narzędzi, które pomagają firmom odnaleźć się w nowej rzeczywistości oraz lepiej i skuteczniej reagować na pojawiające się wyzwania i kryzysy. Dotyczy to w szczególnym stopniu środowiska naszej codziennej pracy – biura. To bardzo ważna przestrzeń dla każdej firmy i jednocześnie część jej strategii, która zajmuje wysoką pozycję wśród stałych kosztów. Dlatego tak ważne jest, aby trafnie zdiagnozować i zdefiniować swoje potrzeby lokalowe.
Efektywnie zarządzaj swoim biurem
Jednym z narzędzi, które rewolucjonizuje zarządzenie przestrzenią biurową są mobilne aplikacje budynkowe. To właśnie one są przyszłością. Do niedawna w Polsce jedynie bardzo nieliczne budynki miały je w swojej ofercie i najczęściej były to systemy opracowane przez deweloperów z myślą o ich nowo powstających projektach. Colliers stara się to zmienić i upowszechnić to narzędzie na większą skalę, także dla istniejących obiektów.
Wiosną zeszłego roku na polski rynek wprowadziliśmy innowacyjne narzędzie Office App, którego implementację poprzedziła wieloetapowa analiza światowego rynku PropTech. Aplikacja posiada blisko 70 funkcjonalności, m.in. mobilny dostęp do biura, nawigację po jego powierzchni, rejestrację gości, dostęp do usług wraz z płatnościami, a także umożliwia rezerwację sal konferencyjnych, hot desków i miejsc parkingowych. Zakres działania systemu jest indywidualnie ustalany na podstawie potrzeb najemców i możliwości technologicznych nieruchomości, a także dostosowywany do strategii klienta.
Taka aplikacja to nie tylko ogromne ułatwienie w zarządzaniu biurem, ale przede wszystkim bezpieczeństwo, które szczególnie mocno doceniają dziś pracownicy. Dzięki wykorzystaniu technologii bezprzewodowej łączności umożliwia ona bezkontaktowe wchodzenie do biura, zarówno pracownikom, jak i gościom. Z kolei w przypadku potencjalnie niebezpiecznych zdarzeń, np. zagrożenia pożarowego albo przy wprowadzeniu nadzwyczajnych procedur związanych z epidemią, pracownicy budynku natychmiast otrzymają na swoje telefony stosowne powiadomienia, do których zawsze będzie można łatwo wrócić.
Bądź elastyczny i mobilny
Pandemia pokazała, że firmy muszą być elastyczne i w ciągłej gotowości do zmian, ponieważ zawsze istnieje ryzyko, że wydarzy się coś, co ponownie ograniczy naszą mobilność i działalność biznesową albo wymusi szybką reorganizację. Puste biura były jednym z bardziej widocznych symboli pandemii. Część firm zmniejszyła swoje zespoły, część chwilowo wstrzymała plany rozwoju, a większość podjęła działania w celu optymalizacji wydatków. Ważną pozycję na liście stanowi biuro, dlatego organizacje muszą zastanowić się, jak najlepiej dopasować swój model pracy do potrzeb zespołu i strategii biznesowej.
Możemy się spodziewać, że tradycyjna praca biurowa nie wróci w takim kształcie, jaki do tej pory znaliśmy. Firmy będą raczej skłonne tworzyć sprofilowane pod swoje potrzeby modele najmu hybrydowego, który nie tylko zapewni pracownikom większą swobodę w wyborze miejsca wykonywania obowiązków, ale przede wszystkim pozwoli firmom na większą elastyczność w dysponowaniu swoimi zasobami biurowymi. Powierzchnie flex na stałe wejdą w strategie firm i uzupełnią tradycyjne, długoterminowo wynajmowane biura-siedziby. Mając to na uwadze, stworzyliśmy narzędzie Colliers Mobility Pass. To nowatorskie rozwiązanie, które oferuje nieograniczoną elastyczność w dostępie do miejsc pracy na całym świecie. Za pośrednictwem łatwej w nawigacji aplikacji na smartfony możemy rezerwować przestrzenie w ponad 5000 coworkach w 70 krajach, w tym w ponad 60 w Polsce. Wszystko działa w oparciu o jeden abonament i fakturę, której wysokość zależy od czasu i liczby pracowników, dla których chcielibyśmy wynająć powierzchnię. Skorzystać z usługi może każdy – zarówno mniejsze, jak i większe firmy, startupy i freelancerzy.
Elastyczność Colliers Mobility Pass przejawia się nie tylko w łatwym zarządzaniu zasobami biurowymi, ale również stwarza wiele możliwości dla pracowników firm. Manager w delegacji, który z jakichś powodów utknie w innym kraju, nie musi być zdany na mało komfortową pracę z hotelu, tylko może bez przeszkód skorzystać z wygodnego biura w dostępnym w danym mieście coworku. Mobilność, jaką oferuje Colliers Mobility Pass otwiera również nowe możliwości jeśli chodzi o wygodną pracę zdalną z różnych zakątków świata szczególnie wtedy, gdy nasze zespoły są rozproszone i wielonarodowe.
Zaprojektuj swoje środowisko pracy
Pandemia COVID-19 zmusiła nas do przemyślenia modelu naszej pracy i refleksji na temat przyszłości przestrzeni biurowej. Co do jednego nie mamy wątpliwości – biura z nami zostaną, natomiast otwartym pytaniem pozostaje, jak będą wyglądać i funkcjonować. Każda firma powinna do tego tematu podejść indywidualnie. W odpowiedzi na tak zdiagnozowane potrzeby rynku opracowaliśmy kolejne innowacyjne narzędzie – Workplace Expert. Pozwala ono tworzyć rekomendacje dotyczące różnych środowisk biurowych oraz ich konfiguracji w oparciu o odpowiedzi na pytania o cele, sposoby i kulturę pracy w poszczególnych organizacjach.
Naszą intencją była pomoc w wykonaniu pierwszych kroków w kierunku opracowania strategii dotyczącej planowania przyszłości środowiska pracy oraz jego optymalizacji w taki sposób, aby zaspokajało potrzeby organizacji i jej pracowników. Workplace Expert wykorzystuje obszerne dane porównawcze, wnioski z globalnych badań przeprowadzonych przez firmę Colliers podczas trwania pandemii COVID-19, a także najnowsze trendy rynkowe. Umożliwia wstępną weryfikację strategii i wygenerowanie danych na temat modelu pracy oraz potrzeb w zakresie powierzchni biurowej, tak aby nowe środowisko stało się narzędziem wspierającym cele biznesowe firmy. Oprócz rekomendacji dotyczących konkretnego modelu środowiska biurowego, dostarcza również zalecenia odnoszące się do wielkości biura oraz wymaganej liczby stanowisk i stref funkcjonalnych.
Colliers Mobility Pass, Office App i Workplace Expert to narzędzia nie tylko na czas pandemii. To usługi, które pozwolą firmom odnaleźć się również w nowej, postcovidowej rzeczywistości, wymagającej od nas większej niż kiedykolwiek wcześniej elastyczności, planowania i sprawnego zarządzania zasobami organizacji.
