Technologia low-code polskiego producenta pozwala zrobotyzować wewnętrzne procesy biznesowe sieci PURO Hotels. Wdrożenie narzędzia WEBCON przyspieszyło obieg dokumentów, obniżyło koszty i pozwoliło skupić się na działaniach wpływających bezpośrednio na satysfakcję klientów sieci.
Co ma ze sobą wspólnego obsługa faktur, zarządzanie korespondencją i guest experience? Jak pokazuje doświadczenie sieci PURO Hotels, w branży hotelarskiej — bardzo wiele. Podczas gdy wielu rynkowych konkurentów zamroziło swoje decyzje inwestycyjne, sieć PURO wykorzystała okres pandemii, by rozpocząć robotyzację procesów biznesowych z wykorzystaniem technologii low-code. Efektem wdrożenia platformy dostarczonej przez polskiego producenta, firmę WEBCON, jest przyspieszenie procesu obsługi dokumentów, oszczędność czasu i energii pracowników oraz zwiększenie transparentności, skutkujące transformacją kultury organizacyjnej firmy.
PURO Hotels to pierwsza w Polsce lifestylowa marka hotelowa, posiadająca obecnie w swoim portfolio siedem nowoczesnych obiektów hotelowych. W skali roku, przez działy księgowości firmy przechodzi średnio 42 000 faktur. W obliczu pandemii i związanego z nią lockdownu, oparcie administracji o dokumenty papierowe stanowiło wyzwanie utrudniające efektywne funkcjonowanie organizacji. Dlatego, w celu usprawnienia codziennej pracy, firma zdecydowała o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów oraz digitalizacji i robotyzacji procesów biznesowych przy pomocy platformy WEBCON BPS.
Sytuacja PURO wymagała spełnienia wielu wymagań jednocześnie: pozbycia się papieru, cyfrowego usprawnienia procesu, wsparcia dla wielospółkowego i wielojęzycznego charakteru organizacji, a przy tym krótkiego czasu wdrożenia. Tego typu zestaw potrzeb to solidny test dla każdej platformy klasy low-code i tym bardziej napawa mnie satysfakcją fakt, że byliśmy w stanie sprostać im wszystkim na raz. — komentuje Michał Rykiert, Head of Business Development w WEBCON.
Wdrożenie cyfrowego obiegu faktur pozwoliło zoptymalizować i ustandaryzować proces, co znacząco przyspieszyło jego obsługę. W wyniku usprawnień tylko w tym jednym obszarze firma szacuje oszczędności na poziomie ponad dwóch tysięcy godzin w skali roku. To w praktyce oszczędność dwóch pełnych etatów. Ważniejsze jest jednak to, że korzyści z automatyzacji rozciągają się poza obręb działu księgowości. Dzięki elektronicznemu obiegowi faktur, pracownicy operacyjni i menadżerowie innych departamentów, mogą dziś skupić się na najistotniejszym zadaniu: obsłudze gości hotelowych i dbaniu o najwyższej jakości guest experience.
W PURO zawsze stawiamy naszych gości na pierwszym miejscu. Zatrudniamy świetnych specjalistów, których zadaniem jest dbanie o doświadczenia podczas pobytu w naszych hotelach. Chcemy, aby mogli z pasją realizować to, w czym są najlepsi, dlatego postanowiliśmy wdrożyć technologię, która im to umożliwi, odciążając ich od zadań administracyjnych i tzw. pracy papierkowej. — mówi Siren Knudsen, Director of Office and Internal Processes w PURO.
Dzięki robotyzacji procesowanie dokumentów jest nie tylko szybsze, ale też dużo bardziej transparentne. Przejrzyste procedury oraz łatwiejszy dostęp do informacji spowodowały również korzystną transformację kultury organizacyjnej firmy.
W trakcie procesu digitalizacji zaobserwowaliśmy pozytywne zmiany w kulturze organizacyjnej. Na naszych oczach polepszyła się jakość współpracy między poszczególnymi działami. Pracownicy zdecydowanie lepiej komunikują się między sobą, mają większą wiedzę na temat tego, czym zajmują się ich koledzy i koleżanki z innych zespołów, dzięki czemu łatwiej im docenić siebie nawzajem czy zaoferować wsparcie. Świadomość tego, że funkcjonujemy jako jeden organizm, co przekłada się na lepsze doświadczenia zarówno dla pracowników, jak i dla naszych gości. — wskazuje Knudsen.
Firma pracuje już nad kolejnymi projektami robotyzacji z wykorzystaniem technologii low-code polskiego producenta. Najbliższe plany obejmują m.in. automatyzację obiegu delegacji i obszaru zarządzania aktywami, uproszczenie procesów on i off-boardingu oraz cyfryzację archiwum dokumentów. Działania te nie tylko ułatwią pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków i wpłyną pozytywnie na środowisko, eliminując dokumenty papierowe, ale przede wszystkim pozwolą organizacji jeszcze zwinniej reagować na zmiany zachodzące w otoczeniu biznesowym, gospodarczym i społecznym.
Przez wiele lat i dla wielu organizacji hasło ‘cyfrowa transformacja’ pozostawało nic nieznaczącym, pustym sloganem. W PURO Hotels widać wyraźnie, co ono oznacza w praktyce i jak istotny ma wpływ na prowadzony przez firmę biznes. Cieszymy się, że nasza platforma tak doskonale wpasowała się w organizację. — mówi Łukasz Wróbel, Wiceprezes WEBCON.
Obok PURO Hotels, na platformę krakowskiego WEBCON-u postawiły również takie firmy, jak Warbud, Echo Investment, Tauron, Link4 czy LPP. Za jej pomocą wspierają zarówno procesy wewnętrzne, takie jak obiegi faktur, umów czy delegacji, jak i budują aplikacje wspierające procesy o znaczeniu krytycznym dla rozwoju ich biznesu.
Rozwiązanie WEBCON pozwala błyskawicznie dostarczać aplikacje wspierające procesy bez kodowania oraz umożliwia zwinną rekonfigurację tak stworzonych rozwiązań do stale zmieniających się potrzeb biznesu. Dzięki platformie WEBCON BPS, firmy pracują wydajniej, podejmują lepsze decyzje biznesowe oraz generują oszczędności wynikające z lepszego zarządzania procesami.
