Jeszcze niedawno było domeną małych firm. Dziś prowadzenie księgowości w chmurze, bo o niej mowa, zyskuje coraz większą liczbę zwolenników – zarówno wśród średnich, jak i dużych przedsiębiorstw. Jakie są jej zalety i czy powyższe rozwiązanie jest w pełni bezpieczne?
Już na wstępie warto podkreślić, że księgowość w chmurze może występować w kilku formach. Stanowi ona bowiem nie tylko zewnętrzną przestrzeń do obliczeń księgowych, lecz także pozwala na prowadzenie i przechowywanie danych, a dla wielu stanowić będzie idealne rozwiązanie służące do archiwizacji tychże danych To, co z pewnością łączy wyżej wymienione funkcje, to umieszczone dane na serwerze dostawcy usługi, a także błyskawiczny dostęp do nich czy optymalizacja procesów księgowych.
Dostęp z każdego miejsca – wystarczy Internet
Jak w praktyce działa księgowość w chmurze? Tego typu księgowanie pozwala na uzyskanie dostępu do programu za pośrednictwem przeglądarki internetowej, bez przeprowadzania jakichkolwiek instalacji. A zatem zbędna jest tutaj inwestycja w osobne licencje na każde stanowisko pracy – dostęp do aplikacji ma każdy pracownik, który po podaniu loginu i hasła może rozpocząć pracę z dokumentacją za pośrednictwem przeglądarki internetowej.
Proces obsługi programu jest intuicyjny i nie wymaga dodatkowych szkoleń czy instruktażu z tego zakresu – bez względu na to, czy jesteśmy małym, czy dużym przedsiębiorstwem. Co więcej, wszelkie aktualizacje odbywają się tutaj zdalnie, nie angażując przy tym użytkownika. Nie ma zatem możliwości, by program nie odpowiadał na zmiany zachodzące w prawie i nie spełniał wymogów formalnych. – mówi Teresa Warska, specjalistka ds. prawa podatkowego w Systim.pl, który oferuje podobne rozwiązanie.
Optymalizacja procesów
Księgowość w chmurze to bez wątpienia szybki dostęp do danych — z racji tego, że nie wymaga ono instalacji, a jedynie dostępu do urządzenia (laptop, komputer stacjonarny, tablet czy smartfon) połączonego z Internetem, użytkownik — o dowolnej porze dnia — może korzystać z księgowości. Co więcej, rozwiązanie chmurowe to także optymalizacja wielu procesów związanych z dokumentacją. Wraz z dostępem do księgowości w chmurze, zyskujemy możliwość przechowywania informacji związanych z danym przedsiębiorstwem w jednym miejscu. Co więcej, jeśli nasi kontrahenci otrzymają dostęp do naszej chmury (bądź jej części), zautomatyzowaniu podlegać będzie również część prac związana z nimi. Z kolei szeroki katalog dostępnych narzędzi księgowo-finansowych stanowi nieocenione wsparcie w ramach tworzenia, chociażby raportów czy wprowadzania „fizycznych” dokumentów do programu.
Wybrane na rynku rozwiązania pozwalają w prosty sposób zeskanować faktury kosztowe, co daje możliwość zaimportowania ich do systemu, który to automatycznie wykona odpowiednie księgowania. Co ważne, nie ma tu znaczenia, w jakim programie są one wystawiane. Dla przykładu Systim pozwala na import z kilkunastu popularnych programów fakturujących, ale także z tak popularnych formatów, jak na przykład JPK_V7. – podkreśla Warska z Systim.pl.
Potwierdzone bezpieczeństwo i minimalizacja błędów
Optymalizacja pracy to nie jedyna korzyść, wynikająca z księgowości w chmurze. Poprzez korzystanie z usługi w chmurze ograniczamy też ryzyko popełnienia błędów związanych z wprowadzaniem danych. Niestety wiele przedsiębiorstw, w obawie o bezpieczeństwo i utratę danych, rezygnuje z tej opcji księgowości – zupełnie niepotrzebnie! Warto bowiem pamiętać, że niezwykle restrykcyjne certyfikacje centrów danych gwarantują najwyższe standardy bezpieczeństwa infrastruktury i dostępności tychże danych.
Dla przykładu Systim, dzięki zastosowaniu bezpiecznego, szyfrowanego połączenia SSL, logowania przy użyciu hasła, dwuskładnikowego uwierzytelniania i licznych innych zabezpieczeń, gwarantuje poziom bezpieczeństwa identyczny, jak w przypadku bankowości elektronicznej. Co ważne, spełnia on także wymogi RODO. – przekonuje Warska.
Warto również nadmienić, że rozwiązania księgowe w chmurze spełniają zasady, które są wskazywane w ustawie o rachunkowości. Sprawia to, że po wprowadzeniu operacji do ksiąg rachunkowych, dedykowany program stworzy tu automatycznie dziennik, będący jednym z obowiązkowych elementów księgowych.
Kompleksowe możliwości księgowości w chmurze, a także bezpieczeństwo danych, jakie oferują rozwiązania typu cloud, czynią z nich bardzo przydatne narzędzie zarówno dla małych, jak i średnich oraz dużych przedsiębiorstw. Szybki dostęp do danych pozwala na optymalizację oraz większą kontrolę wielu procesów związanych z dokumentacją. Jedynie, co pozostaje użytkownikowi, to… wybór programu, którego wygodę i funkcjonalność sprawdzić można poprzez 30-dniową wersję próbną, którą oferują wybrani dostawcy.
