Krótszy czas realizacji zamówień, redukcja kosztów operacyjnych, poprawa jakości obsługi klientów – to tylko kilka korzyści biznesowych, jakie przyniosło hurtowni produktów leczniczych Target wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem Comarch WMS. Jego skuteczność potwierdza również fakt, że firma stale rozbudowuje system o kolejne moduły, ponieważ dotychczasowe wyniki pokazują, że narzędzie informatyczne przyspiesza proces digitalizacji i jest filarem rozwoju biznesu.
Comarch WMS nie jest jedynym systemem z „rodziny Comarch” wdrożonym w firmie Target. Pracownicy korzystają również z programu ERP XL oraz modułu do raportowania Business Intelligence. Natomiast przedstawiciele handlowi w swoich codziennej pracy używają aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż. Firma Target jest jednym z klientów Comarch o najdłużej historii współpracy. Dokładnie osiemnaście lat temu w hurtowni został uruchomiony system Comarch ERP Optima.
Sukces leży na magazynowych półkach
Hurtownia target nieustannie się rozwija, rozszerzając asortyment, a także obsługując kolejne rynki. Już teraz współpracuje z ponad 2,5 tys. aptek i sklepów medycznych, domami pomocy społecznej oraz szpitalami, realizuje kilka tysięcy zamówień i wystawia kilkaset faktur dziennie. A liczba klientów regularnie się powiększa i będzie się powiększać – nie tylko dlatego, że popularność suplementów i leków bez recepty, czyli tzw. OTC (z ang. over-the-counter), w Polsce nie słabnie, ale przede wszystkim za sprawą szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe i podejmowania trafnych decyzji przez zarząd firmy Target.
Decyzja o wdrożeniu systemu Comarch WMS dojrzewała w naszej firmie od dłuższego czasu, ale zawsze była odkładana ze względu na inne potrzeby inwestycyjne. Na pewnym etapie działalności okazało się, że konieczna jest redukcja kosztów, które moglibyśmy zainwestować w dalszy rozwój firmy oraz oferować lepsze warunki finansowe dla pracowników. I wtedy postanowiliśmy zrealizować plan uruchomienia informatycznego narzędzia do zarządzania pracą magazynu. Doszliśmy do wniosku, że bez systemu WMS rozwój sprzedaży wyhamuje, ponieważ obsługa magazynu nie będzie w stanie zrealizować wszystkich zamówień, a sprzedaż jest filarem działalności hurtowni. Zdecydowaliśmy się przeprowadzić analizę biznesową możliwości Comarch WMS, która pokazała, że uruchomienie systemu przyniesie oszczędności porównywalne z wynagrodzeniami dla czterech pracowników. Od razu chcę zaznaczyć, że osoby, których obowiązki „przejął” system Comarch WMS dalej pracują w firmie, tyle że na innych stanowiskach. Ich doświadczenie jest bezcenne dla dalszego rozwoju organizacji. — opisuje Piotr Turliński, właściciel firmy Target.
Szybciej, dokładniej, bezpieczniej
Oszczędności i finansowy aspekt to nie jedyne korzyści wdrożenia Comarch WMS. Wraz z uruchomieniem systemu poprawiła się jakość pakowania towarów i przygotowywania przesyłek, co przełożyło się na spadek składanych reklamacji o 90 proc. Reklamacje, które teraz są składane, wynikają raczej z pomyłek zamawiającego, a nie z błędów pracowników magazynu. Klienci często zamawiają niewłaściwą ilość danego towaru lub w ogóle zapominają wpisać go do formularza.
Mniejsza liczba reklamacji pozwoliła nam również na optymalizację zatrudnienia, ponieważ nie ma już konieczności zatrudniania, ani w magazynie ani w dziale obsługi klienta, osób dedykowanych do obsługi zgłoszeń. Zyskuje też wizerunek firmy, ponieważ klienci otrzymują bezbłędnie skompletowane zamówienia – podkreśla Turliński.
Praca z systemem Comarch WMS gwarantuje niemal aptekarską dokładność przy realizacji zamówienia, która jest niezbędna w branży handlu produktami leczniczymi. Pracownicy magazynu korzystają z kolektorów, które sczytują z opakowań kody QR z datą ważności oraz serią produktów. Nie muszą już wzrokowo kontrolować towarów, często różniących się od siebie jedynie dawką czy ilością w opakowaniu, z numerami partii niekiedy wytłoczonymi, a nie wyraźnie wydrukowanymi na opakowaniu. Dodatkowo system udostępnia im informacje o dokładnej lokalizacji w magazynie konkretnej partii towaru.
Mobilne urządzenia „podpowiadają”, z którego regału i z której półki towar ma być pobrany. Taka funkcjonalność pozwala na szybsze kompletowanie zamówienia i wydawanie towarów z magazynu oraz minimalizuje ewentualne pomyłki pracowników, co w znacznym stopniu zwiększa efektywność pracy.
Zakup kolektorów był nie tylko związany z optymalizacją i digitalizacją pracy w magazynie ale również rygorystycznymi przepisami unijnymi, które zaczną obowiązywać w 2025 roku. Nakazują one hurtowniom artykułów medycznych na wczytywanie wyrobów, dat ważności i serii przy użyciu kodów QR.
Specyfika branży lekowej z każdym dniem wymaga od nas zwiększonej czujności i dokładności przy obrocie takim towarem. Postanowiłem wyprzedzić potrzebę i już teraz wdrożyć system magazynowy, aby być gotowym, kiedy wejdą w życie kolejne przepisy krajowe oraz unijne związanie z kontrolowaniem i raportowaniem obrotu wyrobów medycznych – tłumaczy Turliński.
Porządek w e-dokumentach
Za sprawą nowego oprogramowania uniezależniono prace magazynowe od dokumentów tworzonych w biurze i zlikwidowana została obsługa papierowa magazynu. Zniknął też problem niewysłanych faktur, które z powodu brakujących bądź niezgodnych informacji musiały czekać do następnego dnia na skorygowanie przez pracowników biura. Teraz, gdy pojawią się np. niezgodności w dostawie, informacja o tym jest natychmiast przekazywana do biura, podobnie jak informacja o zakończeniu przyjęcia. Przyspieszyło to proces przyjmowania dostaw.
Natomiast fakt, że pracownicy magazynu nie muszą już odwiedzać biura, by odebrać dokumenty handlowe, czy czytać e-maili wysyłanych przez biuro obsługi klienta (Comarch WMS niemal całkowicie zlikwidował wymianę e-maili pomiędzy tymi jednostkami) znacząco wpłynął na ogólne przyspieszenie pracy całego magazynu.
Podobny zresztą skutek przyniosła automatyzacja innych procesów – fakturowania i wysyłki. W pierwszym przypadku – za sprawą Comarch WMS, faktury sprzedaży są generowane niezależnie od godzin pracy biura, a inicjowanie fakturowania odbywa się samo po zatwierdzeniu dokumentu magazynowania (w konsekwencji firma mogła ograniczyć liczbę stanowisk na dziale fakturowania). Jeśli chodzi o wysyłkę, to oprogramowanie automatycznie generuje listy przewozowe dla wysyłek spedycyjnych czy grupuje faktury z podziałem na kierowców i trasy.
Pozbycie się dokumentów w formie papierowej to olbrzymie ułatwienie zarówno dla magazynierów, jak i pracowników działu księgowości, ale również nasza zielona cegiełka w odbudowie środowiska naturalnego. Nie musimy drukować zleceń, formularzy czy też zamówień. Odkąd zaczęliśmy korzystać z tych funkcjonalności Comarch WMS zmniejszyliśmy zużycie papieru o 60 procent – zauważa Turliński.
Informatyczny ekosystem
Hurtownia Target korzysta z usług Comarch od osiemnastu lat, kiedy to w firmie został wdrożony system księgowo-finansowy Comarch ERP Optima. Z czasem program został zastąpiony przez Comarch ERP XL, który dzisiaj jest informatycznym centrum zarządzania przedsiębiorstwem.
Firma bardzo dynamicznie się rozwijała i potrzebowaliśmy systemu już nie tylko do obsługi procesów księgowo-finansowych, ale również do wsparcia pracy przedstawicieli handlowych oraz przygotowywania raportów analitycznych – opisuje Turliński.
Pracownicy działu sprzedaży korzystają z aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż. Oprogramowanie jest dla przedstawicieli handlowych przewodnikiem po całej ofercie produktowej hurtowni Target. Pracownik ma dostęp do rozbudowanych opisów produktów, zdjęć, aktualnej ceny oraz stanu na magazynie. Dodatkowo aplikacja pozwala na planowanie wizyty w siedzibie klienta, raportowanie jej przebiegu oraz sprawdzenie historii transakcji. Handlowcy mogą również prześledzić stan realizacji poszczególnych zamówień oraz przyjąć kolejne. Zamówienia są składane wyłącznie za pomocą aplikacji Comarch Mobile, eliminując w ten sposób formę telefoniczną lub papierową i przesyłane jest bezpośrednio do magazynu. Magazynierzy odczytują je w systemie Comarch WMS i bezzwłocznie kompletują towar. Przesyłka w ciągu 24 godzin może zostać dostarczona do klienta.
Wszystkie operacje wykonane przez pracowników hurtowni są gromadzone przez Comarch Business Intelligence, czyli system do opracowywania raportów analitycznych. Pracownicy firmy Target korzystają z niego do przygotowywania raportów m.in. na temat wielkości sprzedaży, realizacji planów przez przedstawicieli handlowych czy też obrotów produktów od konkretnych dostawców.
Doskonale zdajemy sobie sprawę, jak ważna jest cyfryzacja i jak dużą role odgrywa w biznesie. Dlatego będziemy rozwijać środowisko informatyczne o kolejne funkcjonalności, aby programy były dostosowane do naszych potrzeb. Już teraz pracujemy nad nowymi możliowościami w systemie Comarch WMS. Chcemy, aby z poziomu tej aplikacji był drukowany list przewozowy oraz etykieta na pudełko. Dodatkowo system ma segregować przesyłki i przypisywać do konkretnej firmy kurierskiej. Planujemy też uruchomienie oprogramowania do sprzedaży B2B, w którym nasi kontrahenci mogliby samodzielnie składać zamówienia. System przygotowywałby fakturę i przekazywał zamówienie do magazynu. Myślę, że taki model współpracy skróciłby czas realizacji dostawy o kolejne kilka godzin. A z moich obserwacji wynika, że to czas będzie odgrywał kluczową rolę w biznesie i systemy informatyczne pomagają nam go jak najefektywniej gospodarować. – podsumowuje Turliński.
