Zwiększenie samoobsługi pracowniczej i dostępności systemu HR dla wszystkich pracowników – łącznie ponad 1200 osób, w tym w perfumeriach oraz w siedzibie firmy – skrócenie procesu naliczania premii miesięcznej oraz zredukowanie ilości pracy manualnej w dziale HR i papierowego obiegu dokumentów. To efekty zmian przeprowadzonych w Sephora Polska, sieci perfumerii oferującej szeroką gamę produktów beauty.
Za prace projektowe, które objęły wdrożenie odpowiednich rozwiązań – m.in. platformy Gavdi HR Cloud, w tym modułu SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, platformy Gavdi Time Management – oraz integrację systemu globalnego z lokalnymi potrzebami HR odpowiadała firma Gavdi Polska.
Lokalne potrzeby, globalne wyzwania
Za decyzją o zmianie systemu do obsługi procesów pracowniczych w Sephora stoi kilka powodów. Przede wszystkim potrzebowaliśmy nowoczesnego i jednolitego środowiska pracy z uwagi na wdrożenie na poziomie globalnym, systemu SAP SuccessFactors, który obejmował już moduł administracyjny Employee Central, natomiast dla zmaksymalizowania korzyści z jego użytkowania zdecydowaliśmy o przyłączeniu do niego modułu EC Payroll. Ponadto, zdecydowaliśmy się na optymalizację dotychczasowych narzędzi HR.
Nie spełniały one już naszych oczekiwań i wiązały się z czasochłonnością w obsłudze oraz niską efektywnością – np. w procesie naliczenia listy płac. W dodatku menedżerowie potrzebowali kompleksowego oraz łatwego w użyciu rozwiązania do raportowania. Chcieliśmy także tam, gdzie było to możliwe, wyeliminować procesy obsługiwane manualnie przez pracowników, a tym samym ograniczyć ilość popełnianych błędów.
Sephora potrzebowała systemu kadrowo-płacowego, który będzie wychodził naprzeciw założeniom strategicznego rozwoju firmy oraz obejmie integrację, automatyzację i standaryzację procesów HR-owych, a tym samym obniży koszty ich realizacji. Prace wdrożeniowe w firmie rozpoczęły się w październiku 2020 roku, a zakończenie projektu miało miejsce dokładnie rok później.
Szeroki zakres zmian
Projekt w Sephora objął wdrożenie tzw. New Core HR. Podstawą jest tutaj rozwiązanie Gavdi HR Cloud oparte na SAP SuccessFactors – w przypadku Sephora Polska wykorzystano moduł płacowy Employee Central Payroll. Prace objęły także zaimplementowanie w firmie platformy Gavdi Time Management Platform. Stanowi ona kompatybilny z SAP zestaw aplikacji samoobsługowych w intuicyjnej technologii SAP Fiori, która umożliwia działowi administracji w Sephora planowanie nieobecności i akceptowanie wniosków urlopowych, z uwzględnieniem przepisów Kodeksu Pracy oraz uregulowań wewnętrznych firmy. Na potrzeby firmy zaadaptowano także kliencką aplikację premiową oraz szereg autorskich rozwiązań Gavdi usprawniających różnorodne procesy, np.:
• generowanie powiadomień mailowych i kierowanie ich do różnych odbiorców na podstawie danych zapisanych w systemie SAP,
• łatwy i szybki dostęp dla działu HR do danych o pracownikach z różnych obszarów systemu SAP – struktura organizacyjna, dane kadrowe, czas pracy, wyniki rozliczonych list płac, księgowania płac oraz samodzielne raportowanie przez menedżerów z możliwością indywidualnej analizy,
• generowanie dokumentów kadrowo-płacowych na podstawie danych z systemu SAP oraz przy wykorzystaniu mechanizmów pakietu Microsoft Office,
• masowe przygotowywanie, podpisywanie, dystrybucja oraz archiwizacja dokumentów PIT-11, PIT-8C, IFT-1/1R, PIT-4R, PIT-8AR,
• ergonomiczne ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń oraz automatyzacja bieżącego zarządzania procesami PPK,
• elektronizacja procesów przygotowywania i dystrybucji do pracowników pasków płacowych oraz innych dokumentów,
• kopiowanie danych HR przechowywanych w systemie SAP oraz migracja danych.
Prace wokół New Core HR objęły także migrację danych z istniejącego systemu kadrowo-płacowego oraz integrację SAP SuccessFactors Employee Central Payroll z systemem służącym do planowania grafików pracy i obsługi nieobecności w perfumeriach.
Równolegle w Sephora toczył się drugi projekt współprowadzony przez Gavdi, obejmujący szereg działań dotyczących dostosowania modułu Employee Central dostarczanego globalnie, do lokalnych potrzeb związanych z budową siostrzanego – Employee Central Payroll. Wyzwaniem była minimalna ingerencja w globalną standaryzację procesów przy zachowaniu maksymalnej efektywności rozwiązania EC Payroll i produktów Gavdi. Dodatkowo prace objęły też takie obszary jak integrację z systemem OKTA – umożliwiającym logowanie się do systemu przez osoby nieposiadające biznesowego adresu mailowego w firmowej domenie.
Oba projekty charakteryzowały się bardzo dużą intensywnością i zakresem funkcjonalności, co stanowiło duże wyzwanie zarówno dla zespołu Gavdi, jak i Sephora. Jednak wczesna identyfikacja oraz prawidłowa i szybka reakcja na potencjalne ryzyka pozwalały realizować plan prac zgodnie z założeniami. – mówi Szymon Ćwik, Kierownik Projektu ze strony Gavdi Polska.
Efektywność na wysokim poziomie
Dzięki zintegrowanemu środowisku HR Sephora znacznie skróciła proces naliczenia premii miesięcznych. Dotyczy to każdej grupy pracowników, od konsultantów po kierowników regionalnych. Przed wdrożeniem proces ten wymagał zebrania i skonsolidowania danych z wielu źródeł — czasu pracy, wyników firmy, danych pracowników, co było bardzo pracochłonne. — wskazuje Ćwik.
Kierownicy perfumerii i menadżerowie otrzymali skuteczne narzędzia do zarządzania zespołem. Dotyczy to takich obszarów jak wnioski o promocje, decyzje kadrowe o zatrudnieniu czy zwolnienie pracowników, wnioski o urlop, czy też dostęp do raportów dotyczących danych zespołowych. Pracownicy Sephora mają natomiast zwiększony dostęp do systemu HR – w tym możliwość samodzielnego wprowadzania i zmieniania własnych danych osobowych lub wnioskowania o zmiany w systemie do przełożonego lub działu HR oraz wgląd do paska płacowego – gdziekolwiek i z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Dodatkowym efektem jest redukcja pracy manualnej po stronie zespołu HR, m.in. poprzez digitalizację wniosków kadrowych oraz ograniczenie zużycia papieru. Sephora w Polsce może też liczyć na zapewnienie ciągłej aktualizacji do zmieniających się warunków oraz możliwość ciągłego rozwoju aplikacji ze strony Gavdi Polska.
Sephora to najbardziej uwielbiana społeczność piękna na świecie, oferująca swoim klientom wyjątkowe doświadczenia zakupowe oraz innowacyjne marki kosmetyczne, zachęcająca do kreatywności i śmiałego wyrażania siebie. Założony we Francji przez Dominique’a Mandonnaud w 1969 r. rewolucyjny koncept perfumerii Sephora to starannie dobrany, pełen nowości asortyment partnerskich marek – wśród nich jednakowo klasyki, marki indie, gorące, światowe premiery oraz ciesząca się uznaniem, kolekcja marki własnej, Sephora Collection.
Od swojego debiutu, ponad 50 lat temu, Sephora stała się globalnym liderem prestiżowego omni-retailu, inspirując klientów tworzących najbardziej uwielbianą społeczność piękna, do odkrywania go. Dzięki swojemu unikalnemu konceptowi sprzedaży Sephora zaprasza klientów do eksperymentowania i testowania ponad 15 000 produktów ze swojego portfolio, personalizowanych usług w Beauty Hub’ach, Barach i Studiach, które wzbogacone są digitalowymi innowacjami oraz profesjonalnym doradztwem konsultantów w 2500 perfumerii. Klienci mogą też odkrywać Sephora online oraz poprzez aplikację mobilną i program lojalnościowy, oferujący unikalne nagrody i doświadczenia.
Produkty i usługi oferowane przez Sephora dodają klientom pewności siebie i pomagają wykorzystać drzemiący w nich potencjał, a to wszystko przy wsparciu profesjonalnego i pełnego wyobraźni zespołu konsultantów. Sephora jest częścią koncernu LVMH Moët Hennessy Louis Vuitton, wiodącej na świecie grupy dóbr luksusowych. Dzięki swojej unikalności innowacyjności i duchowi przedsiębiorczości Sephora stała się ulubioną destynacją omnichannel w 35 krajach na świecie.
