Jednym z najczęściej pojawiających się tematów dotyczących przyszłości pracy, w zawirowaniach ostatnich dwóch lat, jest aklimatyzacja do nowych stylów pracy.
Jak czytamy w raporcie Poly “Evolution of the Workplace”, według 64% pracowników, pandemia na zawsze zmieniła kulturę biurową. Z kolei badania przeprowadzone przez TDM Group pokazują, że większość firm nie otrzymuje odpowiedniego wsparcia ze strony działów IT. Wsparcie to jest niezbędne do zapewnienia pracownikom rozwiązań technologicznych, których potrzebują, aby efektywnie pracować w modelu hybrydowym.
Liderzy biznesu rozumieją, że kwestia zwiększenia zaangażowania pracowników zaczyna się od codziennych interakcji i punktów połączeń między ludźmi, z którymi pracują. Bez stałych, osobistych spotkań lub zgromadzeń, jak pracodawcy mogą naprawdę być pewni, jak radzi sobie ich siła robocza? Czy IT może pomóc w odpowiedzi na to pytanie?
Znaczenie zaangażowania
Zaangażowanie pracowników ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej firmy. W 2020 r. i na początku 2021 r. pojawiło się wiele metod i taktyk, dzięki którym liderzy biznesu mogą angażować swoich pracowników – od wirtualnych happy-hours, po internetowe ciekawostki. Jednak zmęczenie Zoomem ogarnęło wszystkich dość szybko, pomimo najlepszych intencji.
Jak więc firmy mogą empatyzować i dostosowywać się do potrzeb współpracowników? Jak pomóc może w tym technologia?
Oto kilka wskazówek, jak skutecznie podnosić poprzeczkę zaangażowania pracowników – niezależnie od miejsca, w którym wykonywana jest praca.
1. Zainwestuj w odpowiednie narzędzia
Technologia może przyczynić się do sukcesu firmy i umożliwić współpracę i komunikację mającą ogromny wpływ na zaangażowanie pracowników. Niestety, skuteczna komunikacja może okazać się ogromnym wyzwaniem w środowiskach hybrydowych. Wielu pracowników, którzy są na miejscu, często może osobiście otrzymać kluczowe informacje, do których pracownicy zdalni nie zawsze będą mieli dostęp. Zakomunikowanie drobnych problemów lub zapewnienie szybkich informacji i możliwości pracownikom w domu może być trudne. W rezultacie cyfrowe kanały komunikacji muszą być dobrze skonfigurowane, szybkie, skuteczne i wygodne.
Dzięki szybszym i wydajniejszym sposobom komunikacji pracownicy zdalni będą mogli czuć się bardziej zintegrowani z całym zespołem, a także pozostawać zaangażowani w pracę. Narzędzia takie jak Microsoft, Slack, Zoom i Egnyte mogą pomóc w zwiększeniu produktywności i współpracy, co oznacza lepsze wyniki na całym świecie. Nie sposób przecenić wagi takich inwestycji.
2. Zainwestuj w odpowiedni sprzęt
Ostatecznie sprzęt, który pracownicy mają w domu, musi być tak samo skuteczny, jak ten, który normalnie mieliby w biurze. Oznacza to, że laptopy i akcesoria są tak wydajne, jak niezawodne. Oczywiście ważna jest również przenośność. Pracownicy, którzy regularnie muszą nosić swoje laptopy między domem a pracą, skorzystają na lżejszych maszynach o smuklejszej konstrukcji i dłuższym czasie pracy baterii. Laptopy biznesowe muszą być również wyposażone w zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak biometria i uwierzytelnianie dwuskładnikowe, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji, gdy pracownicy przenoszą się z jednej przestrzeni do drugiej.
Oczywiście, kluczowe znaczenie mają również akcesoria zapewniające wygodę, komfort i bezpieczeństwo. Ergonomiczna klawiatura i mysz, zestawy słuchawkowe do połączeń wideo oraz stacje dokujące z wieloma portami, które zamieniają każde biurko w wolną od bałaganu stację roboczą, mogą znacznie pomóc pracownikom czuć się lepiej połączonymi i bardziej zaangażowanymi w pracę.
3. Zainwestuj w ujednoliconą komunikację
Praca hybrydowa wymaga podejścia zunifikowanej komunikacji (UC) i platform współpracy, aby to umożliwić. Fakt, że połowa pracowników pracuje z biura, a połowa zdalnie, drastycznie zwiększa obciążenie IT dla UC i zwiększa znaczenie narzędzi programowych, które mogą szybko identyfikować wszelkie problemy z UC, zanim się pojawią. Na przykład wahania liczby pracowników w danej lokalizacji oznaczają, że przepustowość musi być wystarczająco duża, aby poradzić sobie z nieoczekiwanymi skokami, aby uniknąć przestojów.
Pracownicy potrzebują dostępu do wysokiej jakości obsługi konferencji, często na wielu platformach UC. Oznacza to, że jakość połączeń musi być śledzona, a skoki monitorowane, aby zapewnić zgodność doświadczeń. Niezwykle cenne będą również narzędzia do rozwiązywania problemów, które mogą jednocześnie identyfikować kryzysy w domu i w biurze.
Chociaż jest mało prawdopodobne, że jakiekolwiek przejście do pracy hybrydowej będzie natychmiastowe i bezproblemowe, zespoły IT mogą śledzić i wykorzystywać swoje dane w celu zidentyfikowania obszarów, które wymagają rekonfiguracji lub dostosowania. Liczba nieudanych połączeń, opóźnienia wideo, skoki przepustowości muszą być regularnie oceniane i porównywane, aby zespoły IT mogły przejść od doświadczenia do doskonałości i zaangażowania.
4. Czterodniowy tydzień pracy?
Jeszcze przed pandemią COVID-19 zainteresowanie krótszym tygodniem pracy rosło. Microsoft przetestował czterodniowy tydzień pracy w swoich japońskich biurach w 2019 roku, z pozytywnymi wynikami, które obejmowały bardziej wydajne spotkania, szczęśliwszych pracowników i 40% wzrost produktywności. Podobnie 86% siły roboczej na Islandii albo przeszło do krótszego tygodnia pracy, albo zyskało do tego prawo bez obniżenia wynagrodzenia, dzięki wielu pozytywnym wynikom prób.
Nic dziwnego, że czterodniowy tydzień pracy może radykalnie poprawić zaangażowanie pracowników. Dodatkowy dzień wolny pomaga zmienić równowagę między pracą a życiem prywatnym. Andrew Barnes, dyrektor generalny Perpetual Guardian, firmy z Nowej Zelandii, która przeprowadziła testowy czterodniowy tydzień pracy, wdrożył takie rozwiązanie w swojej firmie.
Odkryli, że nie tylko poczucie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym wzrosło z 54% do 78%, ale zaangażowanie zespołu wzrosło średnio o 20%. Mniej godzin w biurze może pomóc niektórym pracownikom w skupieniu się bardziej niż w dłuższym pięciodniowym tygodniu.
Ponadto czterodniowy tydzień może również prowadzić do zwiększenia dumy z firmy, mniejszego stresu i zwiększenia morale. Szacuje się, że roczny koszt stresu w miejscu pracy dla światowej gospodarki wynosi około 300 miliardów dolarów. Tak więc danie pracownikom więcej czasu na relaks i dekompresję może znacznie złagodzić ten problem. I rzeczywiście, wyniki wielu badań mówią same za siebie.
Jedno z badań, w którym przeprowadzono ankietę wśród 1 989 pracowników biurowych w Wielkiej Brytanii, wykazało, że pracownicy są wydajni średnio przez 2 godziny i 53 minuty każdego dnia pracy. Skrócenie dostępnego tygodnia pracy może skutkować mniejszymi możliwościami rozproszenia uwagi, mniejszą liczbą niepotrzebnych spotkań i lepszym ogólnym zaangażowaniem.
Praca hybrydowa nie taka straszna, jak ją malują
Pełne i konsekwentne zaangażowanie pracowników jest wystarczająco dużym zadaniem, gdy wszyscy są w tym samym miejscu. Rosnące zapotrzebowanie na pracę hybrydową może tego nie ułatwiać. Będzie to możliwe dzięki odpowiedniej komunikacji i narzędziom do współpracy, najlepszemu sprzętowi i dostosowanemu podejściu do wykazania biznesowego zrozumienia indywidualnych potrzeb, może to pomóc każdej firmie sprostać wyzwaniu.
