Firmy stawiają na dane i nic dziwnego, ponieważ informacje są cennym wsparciem w podejmowaniu najlepszych decyzji biznesowych. Jednak, aby przedsiębiorstwa mogły efektywnie analizować dane i wyciągać odpowiednie wnioski, potrzebują zaawansowanych narzędzi, które będą gromadziły informacje pochodzące z różnych źródeł i zaprezentują je w przystępnej formie. Kiedyś wystarczył Excel, dziś to zdecydowanie za mało. Autorem tekstu eksperckiego jest Adam Sienkiewicz – Head of Sales z Sagra Technology, szczecińskiej firmy dostarczającej systemy klasy BI, CRM i SFA dla sektora handlu.
Program typu arkusz kalkulacyjny ma wiele możliwości zastosowań i nadal jest przydatny, jednak w obliczu napływu ogromnych ilości danych, a także zapotrzebowania na analitykę biznesową oraz na dostęp do analiz w czasie rzeczywistym, jest po prostu niewystarczający. Nawet najbardziej zaawansowana analiza danych nie wpłynie na efektywność i wynik finansowy, jeśli odpowiednie osoby z organizacji nie będą miały do niej dostępu.
Narzędzia Business Intelligence umożliwiają m.in. raportowanie kluczowych wskaźników pracownikom oraz partnerom biznesowym, aby mogli wyciągnąć z nich odpowiednie wnioski oraz podejmować właściwe decyzje biznesowe. Mierzyć czy zdiagnozować można nieskończenie wiele obszarów biznesowych.
Dlaczego nie arkusz kalkulacyjny?
Dziś firmy potrzebują przede wszystkim szybkiego wglądu w różnego rodzaju wyniki. Excel to tylko dane liczbowe, a Business Intelligence to wizualizacje określonych danych i sytuacji, które umożliwiają natychmiastową ocenę stanu rzeczy. Arkusz kalkulacyjny z założenia nie jest narzędziem, które poradzi sobie z obsłużeniem dużych zbiorów różnych danych. Narzędzie do analityki BI natomiast sięga do danych z wielu źródeł, może je agregować i przetwarzać na zdecydowanie większą skalę i co najważniejsze, sugerować miejsca do poprawy.
Niebagatelne znaczenie ma także fakt, że dostęp do danych jest w czasie rzeczywistym. To właśnie takie przetwarzanie informacji cyfrowych na dziś kluczowe znaczenie dla podejmowania właściwych decyzji biznesowych.
Każdy ma dostęp do tych informacji i raportów, których potrzebuje
Dostęp do danych może być ustalony zgodnie z hierarchią panującą w firmie. W narzędziu BI jesteśmy w stanie podzielić dostęp do informacji dla określonych użytkowników systemu. Wspomniany Excel tego nie zapewnia, dodatkowo, istotna jest tutaj kwestia bezpieczeństwa. W przypadku narzędzia BI dostęp wymaga zalogowania się użytkownika. Dodatkowym zabezpieczeniem jest ograniczenie dostępu – każdy pracownik może przeglądać i edytować te obszary, które wiążą się z jego uprawnieniami w organizacji. Arkusz kalkulacyjny wysłany jako załącznik do maila ma znacznie prostsze zabezpieczenia.
Niezwykle ważne są również wizualizacje, które ułatwiają zrozumienie danych i szybkie podejmowanie decyzji.
Zupełnie inaczej analizuje się dane zebrane w tabeli, a inaczej zwizualizowane na dynamicznym wykresie. Ma to związek z naszą percepcją czytania danych. Istotne są również możliwości prezentacyjne samych wykresów. Kiedyś mieliśmy proste wykresy słupkowe i inne, natomiast wizualizacje, takie, jakie mamy np. w Power BI, to efekt pracy ogromnej, światowej społeczności użytkowników tego systemu. Stąd wiele różnych, kreatywnych sposobów prezentacji danych, z których możemy korzystać. Pracując na raportach, możemy przechodzić pomiędzy różnymi zakładkami, np. w celu sprawdzenia, co stoi za konkretnym wynikiem w raporcie, skąd taki, a nie inny efekt, korzystając również z technologii maszynowego uczenia.
Oprócz tego możemy używać wielu innych, zewnętrznych komponentów, które mogą służyć do kolejnych działań w analizie. Np. jeżeli w wyniku analizy raportu wyfiltrujemy sobie listę elementów, możemy ją dalej przekazać jako np. listę zadań dla przedstawicieli handlowych w terenie czy wysłanie do dystrybutora zapotrzebowania na konkretne produkty, które właśnie się kończą.
Dlaczego firmy powinny postawić na dane?
Dane zawsze były, natomiast dziś są tworzone w tak dużych ilościach i zbiorach, że jest ich nawet zbyt dużo. Powinnyśmy zatem skupić się na tym, które dane są najważniejsze i wartościowe oraz jak je ze sobą połączyć, aby uzyskać istotne dla nas informacje. Dopiero wtedy jesteśmy w stanie wyciągnąć cenne wnioski. Dlatego organizacja powinna dysponować odpowiednim środowiskiem do gromadzenia i analizy danych.
Skąd jednak takie informacje brać? Źródeł pozyskiwania danych jest cała masa i będzie ich coraz więcej. W przypadku sprzedawców działających w sektorze handlu, kluczowa jest dobrze zbudowana i prowadzona baza kontrahentów, która łączy dane z wielu różnych źródeł (od dystrybutorów, sieci handlowych czy z badań rynkowych). Zestawienie tych danych w rzetelnie prowadzonej bazie, która jest na bieżąco aktualizowana, zdecydowanie może wpłynąć na jakość, wnioskowanie, a tym bardziej, na decyzje podejmowane w organizacji.
Co z bezpieczeństwem?
Bezpieczeństwo danych jest kluczowym punktem dla każdej organizacji. W Power BI mamy szereg rozwiązań, które pozwalają uwiarygadniać użytkowników, ograniczać dostęp do danych, pilnować dostępu online w taki sposób, aby dane i ich źródła nie musiały wędrować w plikach, nad którymi możemy stracić kontrolę. Nadzór można prowadzić zdalnie. To niezwykle istotne, aby poufne, wrażliwe dane były odpowiednio zabezpieczone. Dlatego każdy użytkownik ma swój login i hasło, nie ma żadnego wysyłania plików za pomocą poczty elektronicznej.
Inwestowanie w tego typu narzędzia to po prosu inwestowanie w przyszłość. Danych będziemy coraz więcej, to na pewno. Sytuacja gospodarcza sprawia, że wyzwań będzie jeszcze więcej, w dodatku dziś nie jesteśmy w stanie przewidzieć, jakiego typu to będą wyzwania. Tylko elastyczne rozwiązania, potrafiące analizować wiele źródeł i strumieni danych, dostępne online ze zmianami w trybie rzeczywistym pozwalają nam wiedzieć, co się w biznesie dzieje. Dlatego warto podkreślić, że system BI to inwestycja, a nie po prostu koszt.
