Pandemia zmieniła wiele obszarów naszego życia, zarówno tych prywatnych, jak i zawodowych. Zmiany obserwujemy, chociażby w podejściu do pracy zdalnej, czy benefitów pracowniczych. Nie inaczej jest w przypadku delegacji służbowych. Jeszcze w 2019 roku niewiele firm z regionu CEE proaktywnie myślało o automatyzacji i ułatwieniu pracy swoim pracownikom w procesie Travel & Expense.
W wielu firmach, proces wnioskowania, planowania delegacji, rezerwacji, rozliczania i księgowania realizowany był za pomocą kilku narzędzi. Zmusza to wszystkich uczestników procesu do “skakania” po formularzach, mailach, dokumentach rezerwacyjnych, a ponadto wymaga kilkukrotnego i pracochłonnego przepisywania tych samych danych. Narzędzia przez nich używane często opierały się na niedostosowanym UI i UX, a osoby zarządzające procesem nie miały kontroli nad tym, jak realizowana jest polityka podróży i wydatków pracowniczych. Skutkowało to brakiem kontroli nad kosztami, co przekładało się na wyniki finansowe firm i niepotrzebne marnotrawstwo budżetów.
Zdecydowanie pandemia przyspieszyła zmianę podejścia do tematu wyjazdów służbowych. Zaobserwowaliśmy ogromny wzrost zainteresowania naszym rozwiązaniem, które dzięki digitalizacji i automatyzacji pełnego procesu end2end delegacji i rozliczeń wydatków pracowniczych, gwarantuje ogromną oszczędność czasu i pieniędzy. – komentuje rozwój rynku Travel&Expenses, Łukasz Andrzejewski, COO spółki Mindento.
Wśród przedsiębiorców prowadzących firmy, a także ich działów księgowych panowało przekonanie, że standardowe nakładki na popularne systemy ERP zapewniają optymalną i wystarczającą digitalizację procesu. Wraz z nadejściem pandemii w 2020 roku pojawiły się restrykcje i kolejne lockdowny, które ograniczyły lub wręcz uniemożliwiały podróże służbowe przez dłuższy czas. Funkcjonują jednak firmy, których pracownicy musieli podróżować pomimo panującej pandemii.
Okazało się, że używane dotychczas narzędzia nie sprawdzają się w przypadku pracy w trybie rozproszonym, czyli takim gdzie część pracowników realizuje swoje obowiązki zdalnie część w biurze a część w terenie realizując swoje codzienne sprawy. Okazało się, że powszechnie stosowane dotychczas przekazywanie wypełnionych formularzy i papierowych faktur stanowi dodatkowe wyzwanie logistyczne dla pracowników, ale również dla działów administracji i księgowości.
Pandemia bardzo szybko zweryfikowała stosowane przez nas dotychczas rozwiązania służące rozliczaniu delegacji i wydatków pracowniczych naszych pracowników, ale także działu księgowości. Byliśmy zmuszeni sięgnąć po innowacyjne rozwiązania, które na szczęście udało się bardzo szybko wdrożyć i spełniają one wszystkie nasze potrzeby. Co więcej, wyraźnie obserwujemy generowane oszczędność czasu zarówno naszych pracowników udających się w delegację, jak i pracowników w dziale księgowości. – komentuje wpływ pandemii na podróże służbowe Anna Trochimiak księgowa z firmy Pirelli Polska.
Zgodnie z raportem Global Business Travel Industry1 do 2026 roku wartość całego rynku podróży służbowych na świecie osiągnie wartość 792 miliardów dolarów utrzymując poziom CAGR (skumulowany roczny wskaźnik wzrostu) na poziomie 3,7%.
W ostatnim czasie szczególnie cenimy sobie spotkania ,,na żywo”. Pandemia zabrała nam ten komfort. Faktycznie, video-calle ułatwiają organizację dnia pracy i spotkań, ale zdecydowanie nie niosą za sobą takiej wartości i relacji jak tradycyjne spotkania. Biznes potrzebuje interakcji międzyludzkich. – zauważa Agnieszka Cichocka, Head of Acceleration w Huge Thing.
Nie ulega wątpliwości, że rynek związany z podróżami służbowymi będzie się nieustannie rozwijał proponując nowe rozwiązania i ułatwiając wyjazdy pracownikom, a także działom księgowym oraz administracyjnym, które rozliczają podróże i kontrolują koszty. Inwestor, posiadający portfolio firm w obszarze Digital Business, Artur Jedynak wiceprezes JR Holding ASI. S.A. ocenia, że digitalizacja procesów w firmach od pandemii Covid-19 przyśpieszyła i wbrew pozorom chwilowe załamanie rynku Travel and Expense nie utrzymało się długo. „Dziś już każdy wie, że bez digitalizacji i automatyzacji nie ma rozwoju nowoczesnego przedsiębiorstwa również w obszarze procesu travel & expense”.
