Wprowadzenie rejestrowanego doręczenia elektronicznego to kolejny krok na drodze do cyfryzacji i ograniczenia liczby papierowych dokumentów. e-Doręczenia umożliwią firmom i osobom fizycznym przesyłanie listów poleconych za potwierdzeniem odbioru w postaci cyfrowej. Skutek prawny przesłania korespondencji drogą elektroniczną, będzie równoważny z tradycyjnym doręczeniem papierowych dokumentów. Poza Pocztą Polską rozwiązania z zakresu kwalifikowanych e-Doręczeń oferują również firmy komercyjne, w tym Asseco Data Systems.
Zgodnie z zapowiedziami rządu e-Doręczenia będą podstawowym, a dla wielu podmiotów obowiązkowym sposobem komunikacji z administracją publiczną. Proces wdrożenia będzie rozłożony w czasie, jednak już od 2024 roku wszystkie podmioty publiczne (organy administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe je obsługujące, NFZ, ZUS, KRUS, uczelnie wyższe, PAN, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki), a także przedstawiciele zawodów zaufania oraz korespondujące z nimi podmioty gospodarcze będą miały obowiązek wdrożenia e-Doręczeń.
Tylko obecnie zarejestrowane jednoosobowe działalności gospodarcze mogą skorzystać z vacatio legis do 2026 roku. Absolutny wyjątek stanowi resort sprawiedliwości, który ten obowiązek obejmie dopiero w 2029 r.
O wiele więcej niż „bezpieczny e-mail”
W celu skorzystania z usługi e-Doręczenia zarówno firmy, jak i osoby prywatne otrzymają unikalny adres doręczeń elektronicznych nadawany przez Ministra Cyfryzacji. Będzie on składał się z 36 znaków jednoznacznie powiązanych z podmiotem będącym jego właścicielem. Informacje o nadanym adresie są przechowywane w Bazie Adresów Elektronicznych.
Adres do e-Doręczeń bywa błędnie kojarzony z adresem e-mail. Tymczasem e-Doręczenia to rozwiązanie o wiele bardziej zaawansowane, posiadające dodatkowe właściwości i zabezpieczenia. Pozwala m.in. określić kto jest nadawcą, kto odbiorcą, a tożsamość obu stron jest potwierdzona. Dodatkowo nie można zakwestionować skutku prawnego wysyłki przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, co oznacza, że może ono stanowić dowód w postępowaniu sądowym. Proces wysyłki odbywa się z zachowaniem poufności informacji, a data i godzina wysyłki lub odbioru przesyłki zostają potwierdzone prawnie.
e-Doręczenia w kontaktach z administracją, biznesem i klientami
Skrzynkę e-Doręczeń od Asseco Data Systems będzie mógł założyć zarówno podmiot prawny (firma) jak i osoba fizyczna. Usługa oferowana przez Asseco Data Systems może być dostosowana do indywidualnych potrzeb organizacji i umożliwia integrację z rozwiązaniami korporacyjnymi, takimi jak systemy kancelaryjne czy obiegu dokumentów. Pozwala na prowadzenie korespondencji z każdą ze stron: administracją publiczną, osobami fizycznymi, firmami.
e-Doręczenia to usługa, której bardzo brakowało na polskim rynku. Rozwiązanie to znacznie ułatwi i przyspieszy nie tylko prowadzenie biznesu, ale również załatwianie codziennych spraw. Wysyłka korespondencji nie będzie już uzależniona od godzin pracy urzędów pocztowych a jej bezpieczeństwo będzie dużo wyższe, gdyż całkowicie wykluczona zostanie ingerencja osób trzecich. Ponadto, cała korespondencja dostępna jest w jednym miejscu wraz z dowodami nadania, realizacji i doręczenia. To będzie miało szczególne znaczenie w przypadku wszelkich spraw spornych. e-Doręczenia są ostatnią brakującą usługą zaufania zdefiniowaną na poziomie unijnym. Ten rynek tworzy się na naszych oczach. Jako dostawca mamy nadzieję, że uda się zbudować taki rynek doręczeń elektronicznych, gdzie synergia dostawców publicznych i komercyjnych zachęci odbiorców do szerokiego wykorzystywania e-Doręczeń w ramach całej Unii Europejskiej. – tłumaczy Paweł Wojtaszyk, Kierownik Produktu w Asseco Data Systems.
Jak przypomina ekspert Asseco, docelowo adres doręczeń elektronicznych wykorzystywany będzie w każdej procedurze administracyjnej i sądowej. Organy administracji publicznej będą nadawały w ten sposób całość korespondencji. Jeśli obywatel nie będzie posiadał adresu doręczeń elektronicznych, urzędy wykorzystają usługę hybrydową, czyli wyślą dokumenty w wersji elektronicznej, które zostaną wydrukowane i dostarczone również w formie papierowej.
