Rozwój projektu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją dla polskiej administracji (EZD RP) to jeden z priorytetów rządu w najbliższych latach. W projekcie uwzględniona została również możliwość rozbudowy systemów EZD o dostępne na rynku rozwiązania komercyjne, mające nie tylko ułatwiać pracę urzędników, ale także usprawniać ich działania na rzecz obywateli. Marketplanet odpowiedział na to wyzwanie, umożliwiając integrację wykorzystywanych przez administrację publiczną systemów EZD z własnymi usługami.
Teraz należące do Marketplanet rozwiązanie wspiera już cały proces realizacji zamówień publicznych – od elektronicznego planowania zamówień publicznych przez komunikację z wykonawcami po generowanie wzorów umów, ich podpisywanie oraz zarządzanie umowami i ich realizacją. Przygotowane specjalnie w tym celu API umożliwia wymianę dokumentów elektronicznych pomiędzy platformą eZamawiający a każdym wykorzystywanym w administracji i państwowych instytucjach systemem EZD, w tym z najnowszym, wdrażanym obecnie EZD RP.
Wprowadzenie przez ustawodawcę obowiązku wdrożenia systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją we wszystkich polskich urzędach do 2026 r. skłoniło nas do technologicznej odpowiedzi na tę potrzebę. Łatwa integracja pomiędzy systemami EZD a naszą platformą i usługą eZamawiający wpłynie korzystnie na codzienną pracę urzędników odpowiedzialnych za zamówienia, a to z kolei przełoży się bezpośrednio na sprawność obsługi obywateli. Każdy zamawiający otrzymuje do dyspozycji nowoczesny i prosty w obsłudze interfejs. Umożliwiamy tym samym szybką i prostą digitalizację całego procesu zamówień, dając dostęp do chmurowego przetwarzania danych. Zapewniamy równocześnie pełną zgodność z ustawą Prawo Zamówień Publicznych – mówi Magdalena Szmalec, business director w Marketplanet.
Od kilku miesięcy udostępniamy bezpłatnie jedno centralne środowisko Piaskownicy API EZD RP, dzięki któremu zainteresowane podmioty mogą integrować EZD RP ze swoimi aplikacjami. Pozwala to testować wymianę danych pomiędzy systemami oraz wynikające z niej usprawnienia w pracy urzędników jeszcze przed tym, jak EZD RP stanie się powszechnym oprogramowaniem kancelaryjno-archiwalnym dla polskiej administracji. – mówi Jacek Orłowski, kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD i wicedyrektor programu GovTech.
Integracja umożliwia automatyczne przekazywanie danych i dokumentów pomiędzy systemami EZD (np. EZD RP) a portalem eZamawiający, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji i danych. Automatyzacja powtarzalnych czynności przekłada się wprost na oszczędność czasu. Umożliwia ona także szybsze przetwarzanie dokumentów i poprawę jakości obsługi spraw. Szybki dostęp do dokumentów i informacji dla wszystkich użytkowników systemu ułatwia także współpracę i wymianę danych w ramach zespołów. Bardzo istotny jest również aspekt bezpieczeństwa danych – automatyzacja procesów i przetwarzanie dokumentów elektronicznych zmniejsza ryzyko ich zaginięcia lub zniszczenia.
Dzięki spojrzeniu na zamówienia publiczne jako na całościowy, pełny ekosystem, wypracowaliśmy szereg funkcjonalności uwalniających zamawiającego od wielu prostych, ale w swojej masie uciążliwych czynności, takich jak np. weryfikacja podpisów elektronicznych. Pozwalamy zamawiającym nie skupiać się na czynnościach technicznych i powtarzalnych, lecz dbamy o to, żeby ułatwiać im pracę i dawać pewne i efektywne rozwiązania. – tłumaczy Magdalena Szmalec.
Raz wprowadzone dokumenty oraz informacje do systemu EZD są przekazywane automatycznie do platformy eZamawiający. Dzięki czemu nie ma już potrzeby wprowadzania dwukrotnie tych samych danych i dokumentów do dwóch różnych systemów, ponieważ oba automatycznie komunikują się ze sobą. Dotyczy to także aktualizacji danych – wystarczy zrobić to w jednym programie, by były one dostępne również w drugim.
