Każda jednostka oświatowa musi regularnie przeprowadzać inwentaryzację. Ma ona na celu ustalenie, jaki jest rzeczywisty stan wszystkich elementów wchodzących w skład jej majątku oraz potwierdzenie zgodności danych dotyczących aktywów i pasywów w księgach rachunkowych. Zadanie to jest jednak żmudne, czasochłonne i obarczone ryzykiem błędu. Jak nowoczesna technologia może ułatwić ten proces?
Obowiązek inwentaryzacji jest określony ustawowo. Należy ją przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku, na ostatni kwartał roku obrotowego – do 15. dnia następnego roku, raz w roku, raz na 2 lata i raz na 4 lata.
To czasochłonny proces. Konieczne jest sprawdzenie faktycznego stanu wszystkich rzeczy, które są majątkiem placówki. Następnie należy porównać go z wielkościami podanymi w ewidencji księgowej i wyjaśnić, skąd wzięły się nadwyżki lub niedobory. Kolejnym krokiem jest rozliczenie osób, które są odpowiedzialne materialnie za znalezione niedobory czy szkody. Ostatnim etapem jest doprowadzenie danych z ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym.
Jeżeli w inwentaryzacji pojawią się nieprawidłowości, może to skutkować odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. To właśnie z tego powodu prawidłowe przygotowanie do tego procesu i szybkie reagowanie na błędy jest tak istotne. Za przeprowadzanie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik placówki. Decyduje on o składzie komisji inwentaryzacyjnej. Do uczestniczenia w niej zobowiązani są pracownicy niepedagogiczni. Z kolei nauczyciele nie mają takiego obowiązku – jeśli dyrektor wyznaczy do komisji pedagoga, musi otrzymać jego zgodę.
Jak technologia wspiera inwentaryzację?
W odpowiedzi na wyzwania oświaty powstają technologie, które mają wspomóc placówki w procesach administracyjnych. Jedną z nich jest aplikacja Inwentarz VULCAN, która umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji, używając wyłącznie smartfona. Według Badania Założycielskiego Krajowego Instytutu Mediów ponad 75% Polaków korzysta ze smartfonów. Nic dziwnego, że powstają aplikacje, które pozwalają optymalizować uciążliwe czynności i wykonywać je wyłącznie przez telefon.
Dotychczas inwentaryzacje przeprowadzane były za pomocą skanerów i komputera, co zajmowało dużo czasu. Ta obserwacja zainspirowała nas do usprawnienia tego procesu. Stworzyliśmy aplikację Inwentarz VULCAN, która umożliwia przeprowadzanie spisu majątku wyłącznie przy pomocy smartfona. Aplikacja ta współpracuje z programem Inwentarz VULCAN pozwalając na szybki dostęp do aktualnych informacji o składnikach majątku, Inwentarz VULCAN umożliwia wydrukowanie kodów kreskowych, które umieszcza się na przedmiotach należących do szkoły. Następnie należy stworzyć arkusze i zeskanować telefonem kody. Arkusze uzupełniają się wówczas automatycznie. Wszystkie dane zapisują się ze smartfona bezpośrednio w chmurze. – mówi Maciej Szymański, kierownik działu rynku w VULCAN.
Inwentaryzacja zawsze wymaga odpowiedniego udokumentowania, a stosowanie narzędzi może to istotnie ułatwić. Wszystkie dane zbierane są w jednym miejscu, a kartoteki można segregować według wybranych kategorii. W programie zapisuje się również historia zmian, co ułatwia określenie szczegółów przychodu, rozchodu czy przeniesienia. Aplikacja jest stworzona nie tylko dla szkół czy przedszkoli, lecz także dla zespołów szkół dzięki pracy na spójnej, zabezpieczonej bazie danych.
Aplikacja jest sporym ułatwieniem dla każdego, kto przeprowadza inwentaryzację. Po zeskanowaniu dowolnego przedmiotu na terenie szkoły pokazuje np. do której sali należy. To duża wygoda. – dodaje Szymański.
Nowoczesne technologie coraz lepiej wspomagają zarządzanie placówkami. Bardzo popularne są m.in. programy do obsługi kadrowo-płacowej czy dzienniki elektroniczne. To, jak aplikacje mogą skracać czas potrzebny na wykonywanie administracyjnych czynności, dobrze obrazuje również przykład inwentaryzacji. Można więc przypuszczać, że oświata coraz chętniej będzie sięgać po rozwiązania technologiczne, które podnoszą wydajność, optymalizują czas i pozwalają mądrze redukować koszty.
