e-Doręczenia wchodzą w kolejną fazę. Od 10 grudnia obowiązek stosowania elektronicznej formy listu poleconego spoczywać będzie na urzędach, podmiotach publicznych oraz osobach wykonujących zawód zaufania publicznego. To kolejny krok w cyfryzacji i wdrażaniu strategii paperless w państwie.
Skutek prawny e-doręczenia korespondencji jest równoważny tradycyjnej pocztowej przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Jednak co daje gwarancję bezpieczeństwa przesyłanych informacji? Czy dane będą w pełni poufne?
e-Doręczenia a usługi zaufania
Wszystkie usługi doręczenia elektronicznego, zarówno te kwalifikowane, jak i usługa publiczna, muszą spełniać rygorystyczne wymagania bezpieczeństwa oraz normy techniczne. Dodatkowo usługa kwalifikowana musi realizować warunki określone w rozporządzeniu eIDAS. Regulacja ta nakłada na wszystkich dostawców usług zaufania obowiązek przyjęcia odpowiednich środków technicznych oraz organizacyjnych w celu zarządzania ryzykiem i zapewnienia bezpieczeństwa świadczonych przez nich usług.
Usługi zaufania dają możliwość bezpiecznego zawierania transakcji elektronicznych między firmami, administracją publiczną czy osobami fizycznymi. Pozwalają na przeniesienie czynności związanych z procesami biznesowymi do świata cyfrowego, a także są podstawą do prowadzenia biznesu bez papieru. Usługi zaufania uzupełniają i zabezpieczają cykl życia elektronicznych dokumentów. Minimalizują ryzyka biznesowe związane
z przetwarzaniem i wykorzystaniem informacji w cyfrowych procesach. Są też gwarantem ich zgodności z obowiązującym prawem.
Kwalifikowane usługi zaufania niosą niepodważalny skutek prawny i pozwalają na jednoznaczną identyfikację osoby lub podmiotu. Świadczone są wyłącznie przez kwalifikowanych dostawców usług, mających charakter Zaufanej Trzeciej Strony. Do usług zaufania zaliczamy:
• Podpis elektroniczny,
• Pieczęć elektroniczną,
• Elektroniczny znacznik czasu,
• Walidację,
• Konserwację,
• Rejestrowane doręczenie elektroniczne (RDE).
Bezpieczeństwo potwierdzone dowodem
Rejestrowane doręczenie elektroniczne jest usługą zapewniającą dowody związane
z posługiwaniem się przesyłaną korespondencją, w tym potwierdzenie wysłania i otrzymania danych. Zgodnie z europejską normą [ETSI319522-1] usługa ta wystawia szereg dowodów, które poświadczają nie tylko czynność wysłania oraz otrzymania danych, ale także takie, które pozwalają na zapewnienie bezpieczeństwa wszystkich procesów związanych z usługą.
Interpretacja dowodów zapewni użytkownikom wiedzę na temat tego, w którym momencie procesu znajduje się przesyłka. W szczegółach korespondencji udostępniony jest mechanizm umożliwiający wielokrotne pobieranie dowodów elektronicznych. To zdecydowanie odróżnia usługę e-Doręczeń od zwykłej poczty e-mail, gdzie tego typu zdarzenia nie są ewidencjonowane.
Rodzaje dowodów:
• Nadanie przesyłki,
• Preawizacja,
• Przyjęcie / odrzucenie przesyłki,
• Dostarczenie przesyłki,
• Przekazywanie przesyłki pomiędzy różnymi dostawcami usługi RDE.
Aby dowody miały moc prawną, do ich tworzenia wykorzystywane są usługi zaufania. Każdy dowód zawiera czas i datę jego wystawienia, za co odpowiada kwalifikowana usługa elektronicznego znakowania czasem, co gwarantuje datę jego wystawienia. Znacznik czasu pozwala zabezpieczyć przesyłkę przed sfałszowaniem i antydatowaniem. Dzięki czemu w każdej chwili można ze 100% pewnością określić datę powstania zdarzenia oraz stwierdzić, że datowanie nie uległo zmianom.
Takie oznakowanie czasem wywołuje skutki prawne „daty pewnej” w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. Czas, nie wynika z czasu systemowego (stacji roboczej lub serwera), lecz pochodzi z niezależnego źródła, jakim jest Zaufana Trzecia Strona. Co więcej, aby zachować autentyczność wygenerowanego dowodu, jest on zabezpieczony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy usług zaufania w taki sposób, by wykluczyć możliwość zmiany danych. Termin wysłania przesyłki będzie równoważny dacie pewnej. Dodatkowo, w przypadku potrzeby zweryfikowania dowodów oraz przesyłek, użytkownik korzystający z e-Doręczeń ma dostęp do usługi walidacji.
Wiarygodność — usługa, która identyfikuje nadawcę i odbiorcę przesyłki
Utworzenie skrzynki Certum e-Doręczenia, jako kwalifikowanej usługi, wymaga weryfikacji tożsamości osoby składającej wniosek. Usługa zapewnia identyfikację nadawcy i odbiorcy korespondencji. Weryfikacja tożsamości osoby fizycznej musi spełniać dwa warunki: po pierwsze musi wykazać, że podane we wniosku dane odnoszą się do istniejącej osoby fizycznej i po drugie, że wnioskodawca jest rzeczywiście tą osobą fizyczną, która została wymieniona we wniosku. Dzięki e-Doręczeniom nadawca ma pewność, że jego list polecony został dostarczony do adresata, a odbiorca ma dowód odbioru przesyłki.
Wprowadzanie e-doręczeń elektronicznych powoduje, że będzie można wysyłać i odbierać
e-listy polecone. W tym celu ustanowiony został indywidualny adres do doręczeń (ADE), którego celem jest zapewnienie jednoznacznego wskazania nadawcy oraz adresata w procesie przekazywania elektronicznych przesyłek. Ponadto Baza Adresów Elektronicznych (BAE), jest publicznie dostępnym rejestrem, przechowującym dane o podmiotach, dla których został utworzony adres do doręczeń. Jest on unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata/nadawcy.
Usługa e-Doręczeń gwarantuje pewność zarówno dla nadawcy, że jego przesyłka zostaje dostarczona do prawidłowego adresata, jak i dla odbiorcy, że list pochodzi z wiarygodnego źródła, takiego jak urząd lub firma. Oto jak ta usługa pomaga w weryfikacji tożsamości:
1. Nadawca: dzięki e-Doręczeniom nadawca może być pewny, że jego przesyłka zostanie dostarczona do odpowiedniego odbiorcy. Proces nadawania jest monitorowany, a nadawca otrzymuje dowody elektroniczne potwierdzające nadanie. To daje pewność, że list został dostarczony do właściwej instytucji lub firmy, co ogranicza ryzyko spamu.
2. Odbiorca: korzystając z usługi e-Doręczeń, otrzymuje przesyłki jedynie od użytkowników posiadających adres do doręczeń elektronicznych oraz skrzynkę do e-Doręczeń. Dzięki temu może on zweryfikować, czy przesyłka pochodzi od rzeczywistego nadawcy, a także czy nie jest to próba oszustwa lub spamu.
3. Wiarygodność źródła: w przypadku firm i instytucji, które korzystają z usługi
e-Doręczeń, odbiorcy mogą sprawdzić, czy list pochodzi od legalnego
i zweryfikowanego źródła. Mogą być pewni, że dokumenty, komunikaty od firm oraz urzędów są autentyczne.
W ten sposób usługa e-Doręczeń daje pewność co do tożsamości nadawcy i odbiorcy oraz ogranicza ryzyko spamu, a także prób oszustwa. To szczególnie ważne w przypadku dokumentów o dużej wadze prawnej lub finansowej, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń.
Rozwiązania oparte o usługi zaufania niwelują zagrożenia związane z korzystaniem
z cyfrowych narzędzi wymiany dokumentów. Bezpieczeństwo jest istotnym elementem zachęcającym użytkowników do eksploatowania dostępnych technologii w cyfrowym świecie, a znajomość usług zaufania może pomóc w budowaniu świadomości potrzeby wykorzystania takich produktów jak e-Doręczenia. Ponad 20-letnie doświadczenie Asseco na rynku usług zaufania daje przekonanie, że dostarczone rozwiązanie jest przygotowywane przez ekspertów, którzy zapewnią wymagany poziom bezpieczeństwa w prowadzeniu korespondencji za pomocą elektronicznych listów poleconych.
