Polskie firmy powoli automatyzują procesy związane z obsługą podróży służbowych. Tymczasem to ważny element transformacji cyfrowej, który niesie ze sobą ogromne korzyści. Te najważniejsze to obniżenie kosztów i wzrost zadowolenia pracowników – tak wynika z raportu „Podróże służbowe 2023” przygotowany przez WorkTrips.com.
Polskie firmy stoją przed wyzwaniem. Z jednej strony cały czas rośnie liczba wyjazdów służbowych, z drugiej – zbyt wolno przebiega proces transformacji cyfrowej i automatyzacji procesów związanych z delegacjami. Tymczasem staje się on koniecznością, by zaspokoić szybko zmieniające się potrzeby klientów.
Osoby na stanowiskach zarządzających muszą szukać rozwiązań, które usprawnią wszelkie procesy zachodzące w firmie. Ma to bezpośrednie przełożenie na rozwój firmy poprzez możliwość poświęcenia większej ilości czasu oraz zasobów na wdrażanie nowych rozwiązań, wpływa też na oszczędności w postaci niższych kosztów. Właśnie dlatego automatyzacja jest głównym trendem definiującym transformację cyfrową. – mówi Maciej Stopierzyński, współzałożyciel WorkTrips.com, polskiego start-upu, który ułatwia firmom organizację podróży służbowych.
Pracownicy tracą czas, wzrasta niezadowolenie
Jak wynika z raportu „Podróże służbowe 2023”, aż 51 proc. wyjeżdżających osób za każdym razem przed rezerwacją wybranych hoteli i lotów musi uzyskać ich akceptację. W takim wypadku średni czas potrzebny na zaplanowanie, rezerwację i rozliczenie podróży to 3,5 godziny. Mało efektywny i czasochłonny proces akceptacji zwiększa też frustrację podróżujących pracowników. Najczęściej narzekają oni na kwestie finansowe (za mały budżet w stosunku do cen wygodnych hoteli i lotów), jakość podróży (lotów, noclegu, wyżywienia), problemy z formalnościami (zbyt długi czas akceptacji wyjazdu i zbyt długie oczekiwanie na zwrot pieniędzy) oraz sama organizacja wyjazdu (liczba przesiadek, czas trwania podróży, zbyt późne doprecyzowanie dat delegacji).
Wszystkie negatywne elementy, które wymienili pracownicy w raporcie, mogą być szybko i w prosty sposób poprawione. Wymaga to od firm wdrożenia narzędzi cyfrowych, które już są dostępne na rynku. Podróże służbowe wcale nie muszą być utrudnieniem dla pracowników, wręcz przeciwnie, mogą być one dodatkową korzyścią, wizytówką firmy przyciągającą potencjalnych nowych specjalistów, którzy są coraz trudniej dostępni na rynku pracy. – dodaje Maciej Stopierzyński.
Transformacja cyfrowa a niższe koszty
Transformacja cyfrowa i automatyzacja pozwalają nie tylko szybciej rozliczyć koszty delegacji, ale też realnie wpływają na oszczędności. Jak wynika z raportu WorkTrips obecnie prawie co czwarty pracownik (38 proc.) czeka na rozliczenie i zwrot wydatków 1-2 tygodnie (do 14 dni), 31 proc. respondentów oczekuje na to miesiąc, a tylko 21 proc. ankietowanych przyznało, że dostaje zwrot w czasie poniżej 1 tygodnia. Tymczasem automatyzacja przyspiesza rozliczenia, umożliwia też lepszą widoczność kosztów i faktur.
Nasi klienci mają stały dostęp do raportów kosztowych na żywo, dzięki czemu widzą wszystkie wydatki w czasie rzeczywistym, również na zaplanowane podróże. To kluczowe dane w momencie ustalania budżetu i raportowania. Z kolei rozliczenia mogą sprowadzać się do jednej faktury na koniec danego okresu rozliczeniowego, co znacząco przyspiesza cały proces. – wyjaśnia Michał Szeksztełło, współzałożyciel WorkTrips.com.
