Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki w dynamicznym tempie odchodzi od papierowej dokumentacji. W ramach największego na świecie wdrożenia platformy low-code – Webcon w sektorze szkolnictwa wyższego, uczelnia cyfryzuje zarządzanie przepływem dokumentów i automatyzuje najważniejsze procesy. Na inwestycję przeznaczy aż 5,2 mln zł.
Eksperci Webcon zwracają uwagę, że cyfryzacja uczelni za chwilę nie będzie wyborem, lecz standardem, zgodnie z wprowadzanymi przepisami, mającymi zapewnić całkowite odejście od papieru w instytucjach publicznych do końca 2025 roku.
Pod koniec października br. w siedzibie Politechniki Krakowskiej przedstawiciele uczelni reprezentowanej m.in. przez jej rektora, prof. Andrzeja Szaratę, spotkali się z ekspertami PCG Academia i Webcon. Podczas wizyty uczestnicy omawiali kluczowe elementy dalszej współpracy przy wdrożeniu kompleksowej platformy do automatyzacji procesów biznesowych. Wartość tej inwestycji szacuje się na ponad 5 mln zł.
To kontynuacja największego do tej pory wdrożenia naszej platformy w sektorze szkolnictwa wyższego. Tak skomplikowana organizacja, jaką jest Politechnika Krakowska, wymaga stale rozwijanego, stabilnego i wszechstronnego rozwiązania IT. Jesteśmy dumni, że renomowana uczelnia techniczna postawiła na Webcon. Wdrożenie jest dobrym przykładem świadomego wykorzystania technologii w celu kompleksowego zarządzania procesami, zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Realizacji przedsięwzięcia podjęła się firma PCG Academia, nasz partner wyspecjalizowany we wdrożeniach low-code w szkołach wyższych. – podkreśla Filip Sadzik, Partner Channel Manager w Webcon.
Unijne miliony inwestowane w przyszłość
W ramach pierwszego etapu wdrożenia platformy Webcon wiosną 2023 roku Politechnika Krakowska zaczęła cyfryzację procesów związanych z pracą kancelarii, zarządzaniem inwestycjami, zamówieniami publicznymi, finansami, projektami badawczo-rozwojowymi oraz kadrami. Platformę zintegrowano również z systemem Poczty Polskiej za pomocą modułu e-nadawca.
Drugi, rozpoczęty z końcem października br., etap współpracy przy wdrażaniu platformy zakłada cyfryzację procesów związanych m.in. z okresową oceną pracowników, sprawami socjalnymi, rekrutacją czy zgłaszaniem awarii występujących na uczelni. Docelowo, pracownicy i studenci Politechniki będą mieli możliwość pracować i uczyć się w pełni zdigitalizowanym, przyjaznym środowisku.
Znaczna część wydatków związanych z automatyzacją procesów w Politechnice Krakowskiej została pokryta w ramach dwóch unijnych projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Sektor szkolnictwa wyższego wciąż może liczyć na znaczne środki z programów unijnych przeznaczone na cyfryzację.
Szkoły wyższe porzucają papier
Polskie uczelnie coraz chętniej cyfryzują swoje procesy. W ciągu zaledwie 3 lat PCG Academia zrealizowała 15 wdrożeń platformy do automatyzacji procesów i elektronicznego obiegu dokumentów od Webcon w szkołach wyższych. Za jej pomocą stworzyli szereg aplikacji adresujących potrzeby specyficzne dla sektora edukacyjnego, w tym, wymagany przepisami prawa moduł e-doręczeń.
Platforma została wdrożona m.in. w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym, w Collegium Civitas czy w Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Elastyczność rozwiązania bez trudu pozwoliła m.in. na cyfryzację złożonych procesów pozyskiwania danych klinicznych, usprawniła elektroniczne zarządzanie dokumentacją, a nawet zdigitalizowała zadania związane z postępowaniami awansowymi doktorów i doktorów habilitowanych.
Jako lider na polskim rynku rozwiązań IT dla uczelni wyższych, obsługujący ponad 70 instytucji, widzimy, że automatyzacja procesów zyskuje w tym środowisku na znaczeniu. Po pierwsze, ze względu na świadomość znacznych korzyści organizacyjnych i ekonomicznych, wynikających z szeroko pojętej cyfryzacji. Po drugie, w związku ze zmieniającymi się przepisami, które sukcesywnie reformują podejście sektora publicznego do tego zagadnienia. Nie będzie nadużyciem stwierdzenie, że Webcon, który z sukcesem wdrażamy na uczelniach, to platforma klasy EZD w rozumieniu aktualnie wprowadzanych regulacji, mających zapewnić całkowite odejście od papieru w administracji do końca 2025 roku. – podkreśla Łukasz Nowak, Wiceprezes Zarządu PCG Academia, Partnera Premium Webcon.
