Już w marcu rusza kolejna odsłona projektu realizowanego przez technologiczną firmę IFS. #EnergizeYourBusiness to kampania angażująca firmy, które dzięki innowacjom napędzają swój rozwój i wyprzedzają konkurencję. Przypomnijmy sobie co podczas konferencji podsumowującej pierwszą edycję powiedzieli klienci IFS, eksperci oraz przedstawiciele ekosystemu partnerskiego. Uczestnicy spotkania ocenili, że branżę w tym roku napędzać mają m.in. postępująca cyfryzacja, cloud i oczekiwane środki z KPO.
Firmy będą szukać automatyzacji, usprawnień biznesowych
Podczas 1. edycji IFS #Energize Your Business Marcin Heczko z Delegate wskazał, że w 2024 istotną rolę odegra cloud’owa wersja systemu IFS.
„Są duzi klienci, którzy czekają i obserwują jak nowi użytkownicy przyjmą IFS Cloud. Już jest wymiana opinii, dobrych opinii i pojawia się coraz więcej zapytań o upgrade do cloud. Pomaga rosnący nacisk na cyberbezpieczeństwo. Myślę, że nowych zapytań będzie również dużo, gdyż nowy interfejs jest bardzo przyjazny, dostosowany do oczekiwań młodszych generacji pracowników. Widać też, że IFS technologicznie „odjechał” od konkurencji oferując komfort, skalowalność i nie wymaga konkretnego OS w chmurowej wersji” – wymienił przedstawiciel firmy Delegate.
Również Rafał Cholewczyński z firmy CGI w 2024 widzi niezłe perspektywy. „W II półroczu może pojawić się sporo środków unijnych na inwestycje. Firmy będą szukać automatyzacji, usprawnień biznesowych. Także wojna na Ukrainie zapewne dobiegnie końca i poprawi się klimat inwestycyjny w regionie. Każdy rok wygląda dobrze w systemach ERP, ale 2024 to może być wręcz pewna górka cyklu” – ocenił przedstawiciel CGI.
„Rok 2024 to może być mocny rok. Spodziewamy się upgrade starszych systemów IFS. Dług technologiczny może dawać się we znaki firmom, co będzie skłaniać do inwestycji. Niezależnie od koniunktury są klienci potrzebujący ERP, więc na pewno nie obawiam się zastoju. Będą inwestycje i możliwości poprawy systemu. Liczę, że będziemy odbijać również dzięki funduszom unijnym” – dodał Robert Pawlak prezes L-Systems.
Warunki udanego wdrożenia
Rafał Gęślicki z IFS podczas dyskusji o warunkach udanego wdrożenia systemu ERP wskazał, że taki projekt może ugrzęznąć, ponieważ rozjeżdżają się wizje dostawcy i klienta. „W IFS stawiamy na wspólne patrzenie na projekt i cele według strategii „win-win”– podkreślił przedstawiciel IFS.
Andrzej Monastyrski z firmy Crowe dodał, że istnieje luka kompetencyjna w technologii między dostawcami, a jej odbiorcami. „Z drugiej strony dostawca może nie rozumieć po co klient chce wdrożyć technologię. W innym przypadku klient nie umie dodać technologii do łańcucha korzyści. Warto podjąć współpracę z doświadczonym dostawcą, który przeszedł przez procesy wdrożeniowe i rozumie model biznesowy klienta” – zaznaczył Monastyrski.
Michał Wiatr z firmy Softtutor zalecił obiektywne podejście do wyboru technologii, w tym ERP, w ramach całego procesu zakupowego.
„Przy wyborze technologii klienci musi odpowiedzieć sobie jakie będą jej cele biznesowe. Wdrożenie to nie projekt IT, to projekt biznesowy. Często przesłanką jest, że dotychczasowa, stara technologia nie nadąża lub klient ma problem z utrzymującym system. Zapominamy, że wdrożenie ERP ma pozwolić na efektywną egzekucję celów. Dlatego należy spojrzeć na korzyści z systemu ERP” – wskazał Wiatr.
Dodał, że przy wyborze systemu warto sięgnąć po oceny Gartnera, ale patrzeć także na dotychczasowe procesy implementacyjne i kompetencje zespołu wdrożeniowego.
„Tłumaczymy jak funkcjonują procesy biznesowe i definiować ich cele. Ze strony klienta warto komunikować dostawcy technologii kulturę biznesową i ambicje firmy, a także spojrzeć na wdrożeniowca poprzez jego kulturę. Najlepiej, żeby obie kultury firmowe kooperowały. W aspekcie technologicznym, optymalnie jest wymagania wobec systemu pokryć standardem aplikacji lub rozwiązaniami dziedzinowymi (mes, aps), a także korzystać z gotowych rozwiązań współpracujących z ERP” – wymienił prezes firmy Softtutor.
Narzędzia do transformacji
Tomasz Majcherek, z firmy IFS, wskazał, że statystycznie 70% wdrożeń systemów ERP na rynku okazuje się porażką. Zasugerował, że aby tego uniknąć należy wykorzystać „narzędzia eliminacji, porządku, wiedzy/przejęcia odpowiedzialności, a także akceptacji i zrozumienia”.
Wdrożeniowcy podkreślali, że w procesie implementacji systemu ERP najpierw należy wdrażać elementy niezbędne do funkcjonowania, a następnie kolejne. Listę takich elementów należy zbudować wspólnie z klientem, u którego system jest wdrażany.
Przedstawiciel firmy Delegate zachęcał, aby wdrożenie przeprowadzać etapowo i znać kierunek dokąd zmierzamy. „Dobrze też wdrożyć szybko coś co działa, bo czas to pieniądz i mamy bufor na korekty z wizją celów. Ważne jest bezpośrednie uczestnictwo klienta w zmianach w firmie” – wskazał Heczko.
Przedstawiciel firmy InfoConsulting dodał, że klient i firma wdrożeniowa muszą znaleźć odpowiedź czy dany moduł systemu mieści się w celach biznesowych klienta. „ERP wprowadza wiele kontrolingu. Lepiej nie robić milowych kroków, ale wdrażać strategiczne funkcjonalności. Podejście racjonalne bardziej się teraz sprawdza” – zaznaczył Bartłomiej Denkowski z InfoConsulting.
Uczestnicy panelu dyskusyjnego ekosystemu partnerskiego IFS podkreślili kluczową kwestię danych. Należy wiedzieć jakie dane i jak zmigrować do nowego systemu. Migracja to początek korzystania z nowej wartości, wskazali wdrożeniowcy.
„Jakość danych jakie wprowadzamy jest zawsze kluczowa dla efektywności systemu. Migracja samych danych musi być po stronie klienta, bo inaczej pojawi się wiele niespójności. Preferujemy przeszkolenie klienta do migracji, dostarczenie plików migracyjnych i wsparcie w procesie” – wskazał prezes L-Systems.
Firma InfoConsulting zaleca uporządkowanie wszelkich danych przed migracją, gdyż jest to często poważne i długotrwałe zadanie. „Kiedy system zaczyna za nas podejmować decyzje i np. prozaiczny błąd w adresie może być odczytany niewłaściwie, powoduje to nieoczekiwane konsekwencje” – powiedział Denkowski.
Rafał Cholewczyński z firmy CGI, dodał że jako przedstawiciel dużej firmy świadczącej usługi outsourcingu zachęca do tej formy.
„Z drugiej strony oczywiście nie ma tu jednoznacznej odpowiedzi. Klient musi przyjrzeć się wewnętrznym czynnikom. Outsourcing się zmienia – kiedyś służył do optymalizacji kosztów i wydzielenia dodatkowej działalności. Teraz outsourcing często używany jest, aby firma spłaciła dług technologiczny. U nas takim przykładem jest firma Circle K. Nasz kontrakt dotyczy operacyjności i wtedy jesteśmy partnerem wprowadzającym nowe technologie i tworzymy nową platformę dla klienta np. do szybkiego wprowadzania produktów. Outsourcing to też odpowiedź na dostęp do wykwalifikowanych pracowników” – wymienił Cholewczyński.
Ekosystem partnerski zaznaczył również, że IT to często nie tylko wsparcie, narzędzia, ale też biznes. „W kompetencjach 'corowych’ gdzie klient musi mieć kontrolę warto, nabywać własne kompetencje, ale to też zależy od jej wielkości” – dodał przedstawiciel CGI.
„W jednym z naszych projektów klient wydzielił kluczowych pracowników, przeznaczonych do wdrożenia. Byli samodzielni, czuli się właścicielami rozwiązań, my ich inspirowaliśmy. Nie ma lepszego modelu” – stwierdził przedstawiciel firmy L-Systems.
Odpowiednia komunikacja wewnątrz klienta i wymiana informacji z firmą wdrożeniową okazują się niejednokrotnie kluczowe dla losów wdrożenia.
„W audytach wdrożeń zazwyczaj winą porażki nie był software. Powód niepowodzenia to często niewłaściwe komunikowanie zmian. Nie wszyscy klienci są świadomi szczególnie jak kompleksowy jest system ERP. Idzie za tym przedefiniowanie wielu aspektów. Zdarza się, że 'błędy’ to tak naprawdę zmiana, a wewnątrz firmy klienta nie ma tego świadomości. Zmiana musi być sankcjonowana przez zarząd i komunikowana z góry do użytkowników systemu w firmie. Warto rozważyć powołanie funkcji menedżera zmiany i uruchomienie portalu z komunikatami o projekcie” – radził przedstawiciel firmy CGI.
Prezes L-Systems zaznaczył, że projekt ERP powinien zamknąć się w maksymalnie 1 -2 lata.
Udana transformacja i plany
Mateusz Jabłoński, dyrektor IT firmy Mlekovita, ocenił, że szczególnie w okresie pandemii firma musiała radzić sobie z dużymi wahaniami rynkowymi. „Wydaje się, że poradziliśmy sobie dzięki danym posiadanym w systemie. System IFS to elastyczne narzędzie, oferuje szybkie wdrożenie systemu, a teraz możemy wyciągnąć z niego jeszcze więcej. Porządkujemy strukturę pod swoje potrzeby, ulepszamy na bazie własnej wiedzy, wykorzystujemy potencjał narzędzi, które mamy do dyspozycji. Jak pojawia się nowa potrzeba to jesteśmy coraz bardziej samodzielni z dostosowywaniem systemu” – wskazał Jabłoński.
Wojciech Sipak, wiceprezes Ampol Merol, dodał, że wdrożenie systemu IFS umożliwiło firmie pracę zdalną.
„Elastyczne podejście dzięki systemowi bardzo pomogło i pozwoliło kontynuować działalność w okresie pandemii. Teraz świat agro idzie w digitalizację. Poznanie motto IFS 'Moment of Service’ było dla nas ważne. Skupiając się na biznesie, nasza firma, która była dotychczas dystrybutorem produktów, dzięki systemowi wymyśla i opracowuje teraz nowe produkty np. słuchamy rośliny, oferujemy usługi satelitarne, budujemy nową platformę. Te wszystkie inicjatywy wyszły z IT, kontrolingu, analityki, nie ze sprzedaży, ale po ich konsultacji z tym działem” – wskazał Sipak.
Dyrektor IT Mlekovity dodał w rozmowie z ISBtech, że w 2024 roku liczy na wdrożenie w firmy IFSassyst. „Na początku w zakresie ITSM (information technology service management), ale docelowo żeby użyć jako ESM (Enterprise Service Management). W zakresie analityki rozglądamy się za systemami analitycznymi typu BI. Chciałbym wdrożyć IFS Cloud w Mlekovicie, ale myślę że to perspektywa min. 5 lat. Dysponujemy IFS w wersji 10, która ma 5 lat i szkoda robić kolejne, nowe wdrożenie po takim czasie. W 10 już dużo robimy samodzielnie, ale mam świadomość, że w wersji cloud można jeszcze więcej” – podsumował Jabłoński.
