Tradycyjne modele biznesowe, oparte na manualnych procesach i wieloletnich rutynach, zyskują na wartości jedynie w niszowych sektorach. Współczesna gospodarka wymaga szybkości, elastyczności i precyzji, które zapewnia cyfryzacja, wskazuje Arkadiusz Szwak, prezes Spice Solutions.
„O ile rzemiosło, takie jak ręczne szycie butów, nadal ma swoje miejsce, to w przypadku operacyjnej efektywności firm nie ma alternatywy dla automatyzacji i nowoczesnych technologii – mówi Arkadiusz Szwak.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz transparentnej komunikacji przynosi wymierne korzyści dla firm z różnych sektorów. Jak zauważa Arkadiusz Szwak, prezes Spice Solutions, przedsiębiorstwa produkcyjne, handlowe oraz komunalne, które zdecydowały się na cyfryzację, odnotowały znaczące oszczędności.
„Dzięki implementacji nowoczesnych rozwiązań, możliwe było przesunięcie pracowników działów finansowych do innych obszarów działalności lub wstrzymanie rekrutacji na kilkadziesiąt stanowisk w ciągu kilku miesięcy. Ponadto, czas raportowania wewnętrznego skrócił się z 60 dni do codziennych aktualizacji online – dodaje Arkadiusz Szwak.
Dodatkowe korzyści zaobserwowano w obszarze realizacji zleceń oraz obsługi reklamacji. W jednym z przypadków czas realizacji zamówień skrócił się o 30%, a koszty związane z reklamacjami zmniejszyły się o połowę.
„Finansowo, w firmie o obrotach sięgających kilku milionów złotych rocznie, oszczędności wyniosły od stu do kilkuset tysięcy złotych – dodaje.
Należy jednak zauważyć, że mimo oczywistych korzyści płynących z cyfryzacji, wiele polskich przedsiębiorstw nadal polega na tradycyjnych, papierowych metodach zarządzania dokumentacją. Badanie przeprowadzone przez Insight Lab na zlecenie Canon Polska w 2022 roku wykazało, że aż 81% firm przechowuje ważne dokumenty w formie papierowej, podczas gdy tylko 22% korzysta z cyfrowych archiwów na firmowych serwerach, a jedynie 7% wykorzystuje rozwiązania chmurowe.
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów może przynieść znaczące oszczędności i usprawnienia. Według raportu AIIM, organizacje, które wdrożyły takie systemy, zredukowały koszty związane z dokumentacją nawet o 30%. Ponadto, pracownicy spędzają średnio 2,5 godziny dziennie na poszukiwaniu dokumentów lub informacji, a wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala skrócić ten czas o 30-50%, co przekłada się na wzrost wydajności pracy.
Cyfryzacja w praktyce
Zdaniem Spice Solutions doświadczenia firm, które podjęły wyzwanie cyfryzacji, pokazują, że pierwszym krokiem bywa inicjatywa zarządu, działu finansów lub sugestia oparta na dobrych praktykach z innych organizacji.
„Początkowo może to budzić opór wśród pracowników i sceptycyzm zarządu. Kluczowe jest przedstawienie wizualizacji korzyści oraz stopniowe oswajanie organizacji z nowymi narzędziami – wyjaśnia Arkadiusz Szwak.
Odpowiednia strategia komunikacyjna oraz edukacyjne podejście pozwalają zneutralizować negatywne nastawienie i skutecznie przeprowadzić transformację. Wdrażając cyfrowe systemy zarządzania dokumentami, automatyzacji procesów finansowych i narzędzi analitycznych (np. business intelligence), firmy osiągają znaczną poprawę efektywności.
„Kolejne lata będą czasem cyfryzacji, z jednej strony czeka nas obowiązkowa digitalizacja faktur (KSeF) – zmiany w przepisach dotyczących fakturowania wymagają implementacji zaawansowanych rozwiązań IT. Po drugie integracja systemów bankowych z systemami księgowymi, czyli usprawnienie zarządzania finansami i eliminacja manualnych procesów. Istotne będzie też raportowanie ESG i rosnące wymogi dotyczące odpowiedzialności środowiskowej. Nie można zapomnieć też o cyfryzacji biznesu, by przyciągać nowe talenty i optymalizować pracę – kończy Arkadiusz Szwak.
